2014 - MSP #14: THÔNG BÁO KIỂM TOÁN

MSP #14: Thông báo kiểm toán

Việc IRS không đưa thông tin liên hệ của nhân viên vào thông báo kiểm toán sẽ cản trở việc giải quyết vụ việc và làm xói mòn trách nhiệm giải trình của nhân viên

Khuyến nghị của TAS và Phản hồi của IRS

KHUYẾN NGHỊ TAS #14-1

Tất cả các thông báo và thư từ kiểm tra hiện được gửi tới người nộp thuế, bao gồm cả những thông báo do phần mềm Kiểm tra tạo ra, phải được xem xét để đảm bảo tuân thủ § 3705(a) của RRA 98.

TRẢ LỜI CỦA IRS ĐỐI VỚI KHUYẾN NGHỊ: Dựa trên lời khuyên của Luật sư, thông tin liên hệ của các nhân viên cụ thể không bắt buộc phải có trong thư từ được tạo bằng hệ thống, nhưng tên của nhân viên phải được đưa vào các thông báo được tạo thủ công. Chúng tôi xác nhận rằng tên của người kiểm tra thuế cụ thể không được đưa vào thư được tạo thủ công trong Bài kiểm tra thư từ. Cách tiếp cận hiện tại của chúng tôi để xử lý hàng tồn kho của công ty là một quy trình hiệu quả hơn việc giao một trường hợp cho một người kiểm tra sau khi người nộp thuế đã liên hệ với IRS. Đường dây miễn phí kiểm tra thư tín cho phép người nộp thuế liên hệ với một nhân viên hỗ trợ có kinh nghiệm tại bất kỳ cơ sở nào để được hỗ trợ ngay lập tức mà không cần phải chờ cuộc gọi trả lời từ một giám định viên được chỉ định riêng lẻ. Quá trình này cho phép giải quyết vụ việc nhanh chóng nhất. Chúng tôi tiếp tục xem xét các thông báo của mình thông qua các đánh giá về thư, chất lượng và chương trình/hoạt động. Ví dụ, vào đầu mỗi mùa khai thuế, các thông báo sẽ được xem xét về độ chính xác nhằm đảm bảo người nộp thuế nhận được các thông báo và tài liệu kèm theo phù hợp. Việc xem xét cho phép chúng tôi thực hiện các sửa đổi cần thiết trước khi gửi thông báo cho người nộp thuế. Tuy nhiên, để đảm bảo chúng tôi tuân thủ Mục 3705(a) của RRA 98, chúng tôi sẽ thay đổi các chữ cái không tuân thủ để bao gồm tên của người kiểm tra thuế. Tuy nhiên, người nộp thuế sẽ được cung cấp số điện thoại miễn phí, điều đó có nghĩa là họ có thể không liên hệ được với TE có tên được liệt kê trong thư từ vì không có định tuyến cuộc gọi mở rộng. Bức thư cập nhật cũng sẽ thông báo cho người nộp thuế rằng họ có thể không liên hệ được với người kiểm tra có tên trong thư, nhưng người hỗ trợ có kinh nghiệm trả lời cuộc gọi sẽ có thể giải quyết thắc mắc của họ.

Cập nhật: Chúng tôi đã sửa đổi 3 chữ cái được tạo thủ công:

525-M, Thư chung 30 ngày,
555-M, Thông báo về các phát hiện dựa trên trách nhiệm pháp lý về thuế gần đây của người nộp thuế và
692-M, Yêu cầu xem xét các phát hiện bổ sung.

Tên Người kiểm tra Thuế sẽ ở đầu các bức thư và các bản sửa đổi bao gồm nội dung sau: “Nếu bạn có thắc mắc, hãy gọi cho chúng tôi theo số liên hệ được liệt kê ở đầu bức thư này. Khi bạn gọi, bạn có thể không liên lạc được với người liên lạc được liệt kê trong bức thư này. Tuy nhiên, người bạn tiếp cận sẽ có thể trả lời câu hỏi của bạn.”

Cảnh báo SERP 16A0320 được nhập vào ngày 12/8/2016 và sẽ đăng vào ngày 12/9/2016. Cảnh báo này giải thích cho Người kiểm tra thuế về việc bổ sung các chữ cái và ngôn ngữ mới.

Phản hồi và hành động được thực hiện:

Phối hợp với Luật sư và W&I về ngôn ngữ trên các bức thư được tạo thủ công (tháng 2015 năm XNUMX).
Dựa trên lời khuyên của Luật sư, thông tin liên hệ của một nhân viên cụ thể không bắt buộc phải có trong thư từ được tạo bằng hệ thống, nhưng tên của nhân viên phải được đưa vào các thông báo được tạo thủ công. Để đảm bảo tuân thủ Mục 3705(a) của RRA 98, bốn chữ cái được tạo thủ công nêu dưới đây đã được cập nhật thành:
Thêm tên người kiểm tra thuế
Cung cấp số điện thoại miễn phí. Định tuyến cuộc gọi mở rộng không khả dụng.
Thông báo cho người nộp thuế rằng họ có thể không liên lạc được với tên của người kiểm tra được liệt kê trong thư, nhưng người hỗ trợ có kinh nghiệm trả lời cuộc gọi sẽ có thể giải đáp thắc mắc của họ.
Bốn chữ cái đã được cập nhật (xem đính kèm) tạo thành tập hợp các chữ cái được phát hành thủ công:

o Thư 525M – Thư chung 30 ngày (SBSE cập nhật tháng 2016/XNUMX)
o Thư 555M – Thông báo phát hiện dữ liệu người nộp thuế – Trách nhiệm pháp lý về thuế (Cập nhật bởi SBSE, tháng 2016 năm XNUMX)
o Thư 692M – Yêu cầu xem xét các phát hiện bổ sung (Được cập nhật bởi SBSE, tháng 2017 năm XNUMX)
o Thư 566M – Liên hệ ban đầu của Trung tâm Dịch vụ (Cập nhật bởi W&I, tháng 2015 năm XNUMX)

HÀNH ĐỘNG CHỈNH SỬA: Chúng tôi sẽ phối hợp với các bên liên quan cần thiết bao gồm Luật sư và W&I để thực hiện các bước thêm tên TE vào các chữ cái được tạo thủ công và cập nhật ngôn ngữ trong thư liên quan đến hỗ trợ sẽ được cung cấp khi người nộp thuế gọi đến số điện thoại miễn phí.

TRẢ LỜI TAS: Mặc dù việc đưa tên của Thanh tra viên Thuế đã đưa ra thông báo là một bước đi đúng hướng hướng tới việc tuân thủ một phần các yêu cầu của RRA 98, nhưng nó không giải quyết đầy đủ những lo ngại dẫn đến việc triển khai § 3705(a) của RRA 98. Để tuân thủ đầy đủ RRA 98, số điện thoại của nhân viên cũng phải kèm theo tên nhân viên trong tất cả thư từ được tạo thủ công. Chỉ bao gồm tên của nhân viên không giải quyết được những lo ngại của Quốc hội về trách nhiệm giải trình của nhân viên hoặc hỗ trợ người nộp thuế giải quyết các vấn đề IRS của họ với một nhân viên có kiến thức thực tế về các trường hợp cụ thể của họ. Cơ quan Bênh vực Người nộp thuế Quốc gia mong IRS tham khảo ý kiến của TAS với tư cách là bên liên quan trong việc xác định các thông báo được tạo thủ công phải bao gồm tên của Người kiểm tra Thuế. TAS sẽ cung cấp cho IRS một danh sách các thông báo mà IRS đã xác định trong đó IRS nên bao gồm tên nhân viên và thông tin liên hệ.

ĐƯỢC ÁP DỤNG, ĐƯỢC ÁP DỤNG MỘT PHẦN hoặc KHÔNG ĐƯỢC ÁP DỤNG: Không được thông qua

MỞ hoặc ĐÓNG: Đóng

NGÀY HẠN HÀNH ĐỘNG (nếu để ngỏ): N/A

KHUYẾN NGHỊ TAS #14-2

Khi nhân viên đã xem xét một trường hợp, các bức thư được tạo ra từ quá trình xem xét đó phải chứa tên và thông tin liên hệ của nhân viên ngay cả khi bức thư được tạo ra với sự hỗ trợ của hệ thống hoặc phần mềm tự động.

TRẢ LỜI CỦA IRS ĐỐI VỚI KHUYẾN NGHỊ: Dựa trên lời khuyên của Luật sư, thông tin liên hệ của các nhân viên cụ thể không bắt buộc phải có trong thư từ được tạo bằng hệ thống, nhưng tên của nhân viên phải được đưa vào các thông báo được tạo thủ công. Người kiểm tra thuế có khả năng đưa tên của họ vào các chữ cái được tạo thủ công. Tuy nhiên, để cung cấp dịch vụ khách hàng tốt hơn, số điện thoại miễn phí sẽ được đính kèm trong thư. Hiện tại, 95% hàng tồn kho của W&I & SB được tự động hóa. Việc chỉ định trả trước cho Nhân viên kiểm tra thuế sẽ giảm đáng kể số giờ có sẵn để giải quyết thư của người nộp thuế vì điều này sẽ yêu cầu Nhân viên kiểm tra thuế phát hành thư theo cách thủ công và chuyển các trường hợp thông qua luồng kiểm tra. Cách tiếp cận hiện tại của chúng tôi để xử lý hàng tồn kho của công ty là một quy trình hiệu quả hơn việc giao một trường hợp cho một người kiểm tra sau khi người nộp thuế đã liên hệ với IRS. Đường dây miễn phí kiểm tra thư tín cho phép người nộp thuế liên hệ với một nhân viên hỗ trợ có kinh nghiệm tại bất kỳ cơ sở nào để được hỗ trợ ngay lập tức mà không cần phải chờ cuộc gọi trả lời từ một giám định viên được chỉ định riêng lẻ. Quá trình này cho phép giải quyết vụ việc nhanh chóng nhất. Tuy nhiên, để đảm bảo chúng tôi tuân thủ Mục 3705(a) của RRA 98, chúng tôi sẽ thay đổi các chữ cái không tuân thủ như được mô tả trong phản hồi của chúng tôi đối với khuyến nghị 14-1.

Cập nhật: Chúng tôi đã sửa đổi 3 chữ cái được tạo thủ công:

525-M, Thư chung 30 ngày,
555-M, Thông báo về các phát hiện dựa trên trách nhiệm pháp lý về thuế gần đây của người nộp thuế và
692-M, Yêu cầu xem xét các phát hiện bổ sung.

Phản hồi và hành động được thực hiện:

Phối hợp với Luật sư và W&I về ngôn ngữ trên các bức thư được tạo thủ công (tháng 2015 năm XNUMX).
Dựa trên lời khuyên của Luật sư, thông tin liên hệ của một nhân viên cụ thể không bắt buộc phải có trong thư từ được tạo bằng hệ thống, nhưng tên của nhân viên phải được đưa vào các thông báo được tạo thủ công. Để đảm bảo tuân thủ Mục 3705(a) của RRA 98, bốn chữ cái được tạo thủ công nêu dưới đây đã được cập nhật thành:
- Thêm tên người kiểm tra thuế
- Cung cấp số điện thoại miễn phí. Định tuyến cuộc gọi mở rộng không khả dụng.
- Thông báo cho người nộp thuế rằng họ có thể không liên lạc được với tên của người kiểm tra được liệt kê trong thư, nhưng người hỗ trợ có kinh nghiệm trả lời cuộc gọi sẽ có thể giải đáp thắc mắc của họ.
Bốn chữ cái đã được cập nhật (xem đính kèm) tạo thành tập hợp các chữ cái được phát hành thủ công:
- Thư 525M – Thư chung 30 ngày (SBSE cập nhật, tháng 2016 năm XNUMX)
- Thư 555M – Thông báo phát hiện dữ liệu người nộp thuế – Trách nhiệm pháp lý về thuế (SBSE cập nhật, tháng 2016 năm XNUMX)
- Thư 692M – Yêu cầu xem xét các phát hiện bổ sung (SBSE cập nhật, tháng 2017 năm XNUMX)
- Thư 566M – Liên hệ ban đầu của Trung tâm Dịch vụ (Được cập nhật bởi W&I, tháng 2015 năm XNUMX)

TRẢ LỜI TAS: Đặc biệt trong trường hợp người nộp thuế nhận được thư cung cấp hoặc tác động đến các quyền hợp pháp của người nộp thuế, thì lợi ích tốt nhất của cả IRS và người nộp thuế là người nộp thuế nhanh chóng liên hệ với nhân viên IRS để giải quyết vấn đề, nếu có thể, trước khi người nộp thuế phải ra tòa.

ĐƯỢC ÁP DỤNG, ĐƯỢC ÁP DỤNG MỘT PHẦN hoặc KHÔNG ĐƯỢC ÁP DỤNG: Không được thông qua

MỞ hoặc ĐÓNG: Đóng

NGÀY HẠN HÀNH ĐỘNG (nếu để ngỏ): N/A

KHUYẾN NGHỊ TAS #14-3

Nếu thông báo được tạo tự động thông qua một chương trình như ACE, nhưng có tác động pháp lý đối với người nộp thuế, chẳng hạn như Thông báo thiếu sót theo luật định (SNOD), thì thông tin liên hệ của người quản lý phải được đưa vào các thông báo đó để tạo điều kiện thuận lợi cho việc định tuyến cuộc gọi và phân công trường hợp.

TRẢ LỜI CỦA IRS ĐỐI VỚI KHUYẾN NGHỊ: Thông tin liên hệ của người quản lý không được đưa vào thông báo, bao gồm cả thông báo thống kê, vì các trường hợp không được chỉ định cho một nhân viên. Thông tin liên hệ của người quản lý không hỗ trợ việc định tuyến cuộc gọi hoặc phân công trường hợp. TE giải quyết các thắc mắc của người nộp thuế có khả năng xử lý các trường hợp được giao dựa trên quá trình đào tạo của họ và lịch sử trường hợp được ghi lại. Việc có các trường hợp công việc của TE một cách có hệ thống trong hệ thống tự động cho phép xử lý trường hợp nhanh chóng hơn và giảm sự chậm trễ trong việc phản hồi người nộp thuế. TE có thẩm quyền xử lý các loại vấn đề này, điều này sẽ ngăn chặn sự chậm trễ trong việc xử lý vụ việc. Thủ tục hiện tại cho phép người nộp thuế yêu cầu và nói chuyện với người quản lý bằng cách gọi đến số điện thoại miễn phí có trong thông báo.

HÀNH ĐỘNG CHỈNH SỬA: N/A

TRẢ LỜI TAS: Việc đưa thông tin liên hệ của người quản lý vào các loại thư này sẽ cho phép người quản lý cân bằng khối lượng công việc và kiến thức chuyên môn để phân công vụ việc và giải quyết các vấn đề của người nộp thuế trước khi tăng thêm gánh nặng và chi phí hành động pháp lý cho cả người nộp thuế và chính phủ.

ĐƯỢC ÁP DỤNG, ĐƯỢC ÁP DỤNG MỘT PHẦN hoặc KHÔNG ĐƯỢC ÁP DỤNG: Không được thông qua

MỞ hoặc ĐÓNG: Đóng

NGÀY HẠN HÀNH ĐỘNG (nếu để ngỏ): N/A

KHUYẾN NGHỊ TAS #14-4

Sau khi người nộp thuế đã liên lạc với IRS, bằng thư từ hoặc qua cuộc gọi điện thoại, thông tin liên hệ của nhân viên xem xét thư từ đó hoặc trả lời cuộc gọi điện thoại sẽ xuất hiện trong thư từ tiếp theo.

TRẢ LỜI CỦA IRS ĐỐI VỚI KHUYẾN NGHỊ: Dựa trên lời khuyên của Luật sư, thông tin liên hệ của một nhân viên cụ thể không bắt buộc phải có trong thư từ được tạo bằng hệ thống, nhưng tên của nhân viên phải được đưa vào các thông báo được tạo thủ công. Chúng tôi thừa nhận rằng chúng tôi không tuân thủ vì tên của TE hiện không được đưa vào thư được tạo thủ công trong Bài kiểm tra Thư từ. Người kiểm tra thuế có khả năng đưa tên của họ vào các chữ cái được tạo thủ công. Tuy nhiên, để đảm bảo chúng tôi tuân thủ Mục 3705(a) của RRA 98, chúng tôi sẽ thay đổi các chữ cái không tuân thủ như được mô tả trong phản hồi của chúng tôi đối với khuyến nghị 14-1. Người nộp thuế sẽ được cung cấp số điện thoại miễn phí, điều đó có nghĩa là họ có thể không liên hệ được với tên của TE được liệt kê trong thư từ do không có định tuyến cuộc gọi mở rộng. Bức thư cập nhật cũng sẽ thông báo cho người nộp thuế rằng họ có thể không liên lạc được với tên của người kiểm tra được liệt kê trong thư, nhưng người hỗ trợ có kinh nghiệm trả lời cuộc gọi sẽ có thể giải quyết câu hỏi của họ.

Cập nhật: Chúng tôi đã sửa đổi 3 chữ cái được tạo thủ công:

525-M, Thư chung 30 ngày,
555-M, Thông báo về các phát hiện dựa trên trách nhiệm pháp lý về thuế gần đây của người nộp thuế và
692-M, Yêu cầu xem xét các phát hiện bổ sung.

Phản hồi và hành động được thực hiện:

Phối hợp với Luật sư và W&I về ngôn ngữ trên các bức thư được tạo thủ công (tháng 2015 năm XNUMX).
Dựa trên lời khuyên của Luật sư, thông tin liên hệ của một nhân viên cụ thể không bắt buộc phải có trong thư từ được tạo bằng hệ thống, nhưng tên của nhân viên phải được đưa vào các thông báo được tạo thủ công. Để đảm bảo tuân thủ Mục 3705(a) của RRA 98, bốn chữ cái được tạo thủ công nêu dưới đây đã được cập nhật thành:

- Thêm tên người kiểm tra thuế
- Cung cấp số điện thoại miễn phí. Định tuyến cuộc gọi mở rộng không khả dụng.
- Thông báo cho người nộp thuế rằng họ có thể không liên lạc được với tên của người kiểm tra được liệt kê trong thư, nhưng người hỗ trợ có kinh nghiệm trả lời cuộc gọi sẽ có thể giải đáp thắc mắc của họ.
Bốn chữ cái đã được cập nhật (xem đính kèm) tạo thành tập hợp các chữ cái được phát hành thủ công:
- Thư 525M – Thư chung 30 ngày (SBSE cập nhật, tháng 2016 năm XNUMX)
- Thư 555M – Thông báo phát hiện dữ liệu người nộp thuế – Trách nhiệm pháp lý về thuế (SBSE cập nhật, tháng 2016 năm XNUMX)
- Thư 692M – Yêu cầu xem xét các phát hiện bổ sung (SBSE cập nhật, tháng 2017 năm XNUMX)
- Thư 566M – Liên hệ ban đầu của Trung tâm Dịch vụ (Được cập nhật bởi W&I, tháng 2015 năm XNUMX) w

ĐƯỢC ÁP DỤNG, ĐƯỢC ÁP DỤNG MỘT PHẦN hoặc KHÔNG ĐƯỢC ÁP DỤNG: Không được thông qua

MỞ hoặc ĐÓNG: Đóng

NGÀY HẠN HÀNH ĐỘNG (nếu để ngỏ): N/A