Đối với hơn 40 hình thức không thể nộp hồ sơ điện tử, IRS cho phép nộp các biểu mẫu đó bằng chữ ký điện tử hoặc chữ ký số thông qua chính sách tạm thời cho đến ngày 31 tháng 2023 năm XNUMX. Mặc dù IRS không phân biệt giữa chữ ký điện tử và chữ ký số, nhưng người nộp thuế chọn nộp hồ sơ giấy nên hãy cân nhắc cẩn thận sự khác biệt trong các loại chữ ký này khi nhờ người đại diện được ủy quyền hoặc người chuẩn bị được trả tiền để thay mặt họ nộp các biểu mẫu đó. Luật pháp yêu cầu những người khai thuế được trả tiền phải ký vào khu vực khai thuế của người khai thuế được trả tiền và đưa cho người nộp thuế một bản sao của tờ khai.

Chữ ký điện tử là gì?

Chữ ký số là ID kỹ thuật số dựa trên chứng chỉ cho phép người ký mã hóa tài liệu đã ký, xác thực tính xác thực của chữ ký và cấm các thay đổi tiếp theo sau khi tài liệu được ký. Chữ ký số bảo vệ người nộp thuế khỏi những thay đổi được thực hiện sau khi họ đã phê duyệt biểu mẫu.

Chữ ký số mang lại lợi ích gì?

Chữ ký số sử dụng chứng chỉ số được nhúng trong tài liệu và khóa tài liệu khỏi các chỉnh sửa tiếp theo. Điều này tạo ra lịch sử tài liệu đáng tin cậy để xác minh tính xác thực và cung cấp biện pháp bảo vệ chống lại sự thao túng hoặc giả mạo của người nộp thuế sau khi người nộp thuế đã ký vào biểu mẫu. Chữ ký số cũng có thể được áp dụng mà không cần phải in và quét lại tài liệu.

Cách áp dụng chữ ký số

Việc tạo chữ ký số cần có phần mềm chuyên dụng, tuy nhiên có nhiều loại miễn phí. Để có được chứng chỉ kỹ thuật số duy nhất để ký các tài liệu yêu cầu phải xác minh danh tính của người ký. Quá trình đó có thể khác nhau tùy theo tổ chức phát hành chứng chỉ kỹ thuật số và có thể yêu cầu xác thực một lần ID ảnh do chính phủ cấp. Phần mềm cũng có thể yêu cầu tạo mã PIN mà người dùng phải nhập mỗi lần áp dụng chữ ký điện tử cho tài liệu.

Chữ ký điện tử là gì?

Mặt khác, chữ ký điện tử là hình ảnh của chữ ký được đánh máy hoặc quét. Với chữ ký điện tử hoặc chữ ký bằng mực, người khai thuế vô đạo đức có thể thay đổi biểu mẫu để điều chỉnh các mục hoặc gửi tiền hoàn thuế vào tài khoản ngân hàng do người khai thuế vô đạo đức kiểm soát.

Chữ ký điện tử có thể có nhiều dạng. Theo Mỹ Chữ ký điện tử trong Đạo luật thương mại toàn cầu và quốc gia, chữ ký điện tử được định nghĩa rộng rãi là “âm thanh, ký hiệu hoặc quy trình điện tử được gắn vào hoặc liên kết với hợp đồng hoặc bản ghi khác và được thực hiện hoặc chấp nhận bởi một người có ý định ký vào bản ghi”. Nói một cách đơn giản, chữ ký điện tử biểu thị ý định phê chuẩn một tài liệu. Các IRS chấp nhận nhiều loại chữ ký điện tử ở nhiều định dạng khác nhau bao gồm:

1. Tên được gõ trên khối chữ ký;
2. Hình ảnh được quét hoặc số hóa của chữ ký viết tay đính kèm với hồ sơ điện tử;
3. Chữ ký viết tay được nhập vào bảng chữ ký điện tử;
4. Chữ ký viết tay, dấu hoặc nhập lệnh trên màn hình hiển thị bằng thiết bị bút cảm ứng; hoặc
5. Chữ ký được tạo bởi phần mềm của bên thứ ba.

Ngoài ra, IRS chấp nhận hình ảnh chữ ký được quét hoặc chụp ảnh có thể được gửi ở nhiều định dạng tệp khác nhau được Microsoft 365 hỗ trợ. Chữ ký điện tử có thể được nhập, quét và thậm chí được đóng dấu kỹ thuật số lên biểu mẫu điện tử bằng máy tính hoặc thậm chí cả thiết bị di động. Tuy nhiên, chữ ký điện tử cũng có thể dễ dàng bị giả mạo vì những chữ ký này có thể được quét và chụp ảnh. Hơn nữa, các tài liệu được ký bằng hình ảnh điện tử cũng có thể bị giả mạo sau khi người nộp thuế phê duyệt biểu mẫu bằng chữ ký điện tử. Đây là nơi chữ ký điện tử tăng thêm tính bảo mật cho người nộp thuế.

Chữ ký số an toàn hơn các chữ ký điện tử khác

Các nền tảng xử lý tài liệu khác nhau, như Microsoft Word, Adobe và DocuSign, cung cấp công nghệ chữ ký số cho người dùng. Biểu mẫu thuế có thể được mở trên các nền tảng này để nhập chữ ký điện tử. Mặc dù từ quan điểm của người ký, việc triển khai công nghệ này có thể khác nhau trên các nền tảng, nhưng điều không đổi là chữ ký số cung cấp lớp bảo mật bổ sung cho tài liệu và tạo ra dấu vết kiểm tra kỹ thuật số. Chữ ký số cũng có thể tạo điều kiện trao đổi tài liệu an toàn hơn giữa người nộp thuế và những người gửi biểu mẫu của họ cho IRS.

TAS tiếp tục ủng hộ việc mở rộng chữ ký điện tử cho tất cả các tài liệu yêu cầu chữ ký và không thể nộp điện tử, mang lại cho người nộp thuế quyền tự do tương tác với người khai thuế từ xa nếu đó là phương pháp ưa thích của họ. IRS tiếp tục khám phá nhiều lựa chọn khác nhau để mở rộng các lựa chọn chữ ký điện tử nhưng vẫn cam kết cân bằng giữa bảo mật và bảo vệ chống lại hành vi trộm cắp danh tính và gian lận. Trong Báo cáo thường niên của tôi trước Quốc hội, Tôi ủng hộ IRS phát triển và triển khai các công cụ chữ ký điện tử nâng cao để không chỉ đáp ứng các tiêu chuẩn bảo mật của ngành mà còn cung cấp cho người nộp thuế dịch vụ an toàn và dễ tiếp cận hơn. Với khuyến nghị này, chúng tôi hy vọng IRS sẽ mở rộng cơ hội cho người nộp thuế sử dụng các dịch vụ chữ ký số an toàn hơn.