Kể từ khi bắt đầu đại dịch COVID-19, IRS đã chậm gần một năm trong việc xử lý các tờ khai thuế trên giấy. Tính đến ngày 18 tháng 2022 năm 15, số giấy tờ tồn đọng ở mức gần XNUMX triệu. Hầu hết người đóng thuế đều nhận được tiền hoàn lại, do đó, sự chậm trễ trong việc xử lý tờ khai thường có nghĩa là sự chậm trễ trong việc hoàn tiền. Sự chậm trễ trong việc hoàn tiền đã gây ra sự thất vọng cho nhiều người và khó khăn về tài chính cho một số người, có thể bao gồm cả việc bị trục xuất, ngừng hoạt động tiện ích và không có khả năng mua thực phẩm và thuốc men.

Trong các trường hợp khác, việc người nộp thuế không thể cung cấp bằng chứng nộp hồ sơ hiện tại và bản ghi thuế do chậm trễ xử lý đã ảnh hưởng bất lợi đến các đơn xin vay, bao gồm đơn xin thế chấp, khoản vay cá nhân hoặc doanh nghiệp và thậm chí cả hỗ trợ tài chính cho sinh viên.

Khi tôi công bố báo cáo thường niên vào tháng 1, tôi đã nói rằng tờ giấy đó là Kryptonite của IRS và IRS được chôn trong đó. Lý do khiến các tờ khai trên giấy gặp nhiều thách thức là IRS vẫn chưa triển khai công nghệ để máy đọc chúng, vì vậy mỗi chữ số trên mỗi tờ khai trên giấy phải được nhân viên nhập thủ công vào hệ thống IRS.

Nó không nhất thiết phải như vậy. Trong hai thập kỷ qua, các cơ quan thuế tiểu bang đã sử dụng công nghệ quét để tự động hóa việc xử lý tờ khai thuế trên giấy. Trong thời gian đó, IRS đã xem xét, bác bỏ, đề xuất, xem xét lại, thực hiện một phần và trì hoãn câu hỏi có nên triển khai công nghệ quét hay không.

Hôm qua, tôi đã ban hành Chỉ thị ủng hộ người nộp thuế (TAD) chỉ đạo IRS làm việc với ngành phần mềm thuế để triển khai mã vạch 2-D cho mùa nộp thuế tiếp theo. TAD cũng chỉ đạo IRS triển khai công nghệ nhận dạng ký tự quang học (OCR) hoặc công nghệ tương tự cho mùa nộp thuế tiếp theo nếu có thể hoặc, nếu không, cho mùa nộp thuế tiếp theo. Trong blog này, tôi sẽ cung cấp tổng quan về vấn đề và những gì tôi nghĩ IRS nên làm để giải quyết vấn đề.

Vấn đề: Nhân viên IRS phải gõ phím từng chữ số từ tờ khai thuế trên giấy vào hệ thống IRS

Mặc dù đại dịch COVID-19 đã gây ra sự chậm trễ cho một số người nộp thuế nộp tờ khai điện tử, phần lớn sự chậm trễ kéo dài đều xảy ra với những người nộp thuế đã nộp tờ khai gốc trên giấy hoặc những người đã nộp tờ khai thuế đã sửa đổi, thường được xử lý dưới dạng tờ khai trên giấy. ngay cả khi được gửi bằng điện tử. Năm ngoái, IRS đã nhận được gần 17 triệu Biểu mẫu 1040 bằng giấy, hơn 4 triệu Biểu mẫu 1040-X và hàng triệu tờ khai doanh nghiệp bằng giấy.

Sự chậm trễ trong việc xử lý các khoản hoàn trả này là do quy trình thu thập dữ liệu cổ xưa của IRS. Chức năng xử lý dữ liệu gửi của IRS ngày nay gợi lên hình ảnh về cách sao chép dữ liệu vào những năm 1960 - trước thời đại thông tin. Nhân viên sao chép thủ công tất cả các tờ khai thuế bằng giấy. Phiên âm bao gồm việc nhấn phím từng chữ số và từng chữ cái ở mặt sau. Để trả về độ phức tạp vừa phải, có thể cần phải phiên âm vài trăm chữ số. Để trả về dài hơn với nhiều biểu mẫu và lịch trình hơn, số chữ số có thể đạt tới hoặc vượt quá 1,000 chữ số.

Vào năm 2022, điều này không chỉ có vẻ điên rồ. Thật là điên rồ.

Giải pháp: Triển khai công nghệ quét để đọc giấy trả về bằng máy

May mắn thay, có hai loại công nghệ quét sẽ cho phép IRS “đọc bằng máy” các tờ khai trên giấy và giảm nhu cầu nhập dữ liệu thủ công. Công nghệ quét sẽ tăng tốc độ xử lý trả lại, giảm đáng kể hoặc loại bỏ các lỗi sao chép và cho phép IRS phân công lại nhân viên từ công việc nhập dữ liệu sang các vị trí khác, cuối cùng tiết kiệm được hàng chục triệu đô la chi phí lao động. Hiện tại có hai loại công nghệ quét hàng đầu: (i) mã vạch 2-D và (ii) OCR.

Mã vạch 2-D và 20 năm IRS thiếu quyết đoán

Khi khách hàng mua sản phẩm tại cửa hàng tạp hóa hoặc hiệu thuốc, sản phẩm thường được đánh dấu bằng mã vạch có thể quét được tại quầy thanh toán. Tương tự, khi người nộp thuế chuẩn bị khai thuế bằng phần mềm khai thuế, các công ty phần mềm thường có thể đặt mã vạch 2-D trên tờ khai để mã hóa dữ liệu khai thuế ở dạng máy có thể đọc được. IRS sau đó có thể quét mã vạch - giống như siêu thị hoặc hiệu thuốc - và chuyển đổi dữ liệu thành dạng kỹ thuật số cho phép IRS xử lý tờ khai giống như tờ khai được nộp bằng điện tử.

Công nghệ mã vạch 2-D được thiết lập tốt. Vào năm 2002 – cách đây tròn hai thập kỷ – chúng tôi đã báo cáo rằng 17 tiểu bang đang sử dụng mã vạch 2-D cho các tờ khai được lập bằng phần mềm khai thuế nhưng được nộp trên giấy và chúng tôi đã khuyến nghị IRS cũng nên xem xét làm như vậy. Vào thời điểm đó, IRS không đồng ý với khuyến nghị của chúng tôi về việc kết hợp mã vạch 2-D vào Biểu mẫu 1040, nói rằng làm như vậy sẽ làm suy yếu mục tiêu chuyển người nộp thuế sang nộp đơn điện tử. Tuy nhiên, vào năm 2003, IRS đã bắt đầu làm việc với các nhà phát triển phần mềm khai thuế trong dự án 2-D cho các biểu mẫu thuế khác và IRS đã triển khai mã vạch 2-D cho một số biểu mẫu nhất định, bao gồm cả Biểu K-1.

Vào năm 2014, IRS đã đảo ngược quan điểm của mình về mã vạch 2-D đối với Biểu mẫu 1040, yêu cầu Quốc hội trao quyền cho cơ quan này yêu cầu người nộp thuế chuẩn bị tờ khai bằng phần mềm nhưng nộp chúng trên giấy để in tờ khai của họ bằng mã vạch 2-D có thể quét được. Vào năm 2018, phiên bản được Hạ viện thông qua của Đạo luật đầu tiên dành cho người nộp thuế có điều khoản yêu cầu mã vạch 2-D. Vào thời điểm đó, IRS lại thay đổi quan điểm của mình. Chúng tôi đã được thông báo rằng IRS đã yêu cầu loại bỏ điều khoản này khỏi luật để mang lại sự linh hoạt trong việc áp dụng các công nghệ quét thay thế như OCR. Quốc hội đã loại bỏ điều khoản này khỏi phiên bản cuối cùng của Đạo luật đầu tiên dành cho người nộp thuế đã được ban hành, nhưng IRS vẫn chưa triển khai bất kỳ loại công nghệ quét nào cho Biểu mẫu 1040.

Do đó, 20 năm sau khi hơn một phần ba số bang đã sử dụng mã vạch 2-D, 18 năm sau khi Người ủng hộ người nộp thuế quốc gia ban đầu đề xuất nó cho Biểu mẫu 1040, 8 năm sau khi Bộ Tài chính yêu cầu Quốc hội trao cho IRS quyền ủy quyền sử dụng mã vạch 2-D và 4 năm sau khi Quốc hội tìm cách trao quyền đó và IRS thay đổi quan điểm của mình, hệ thống thuế rơi vào một cuộc khủng hoảng có thể không tồn tại, ít nhất là ở mức độ này, nếu mã vạch 2-D hoặc công nghệ tương tự được triển khai.

Dựa trên phân tích của TAS, 50%-60% tờ khai thuế thu nhập cá nhân được nộp trên giấy và được xử lý trong hai năm qua đã được chuẩn bị bằng phần mềm khai thuế và sẽ không cần phải sao chép nếu thêm mã vạch 2-D. Mặc dù IRS đã công bố kế hoạch giải quyết các hồ sơ tồn đọng trước cuối năm 2022, nhưng vẫn chưa rõ liệu cơ quan này có thể thực hiện được điều đó hay không. Việc triển khai mã vạch 2-D cho các tờ khai bằng giấy được nộp bắt đầu từ tháng 2023 năm 2 sẽ đóng vai trò như một chính sách bảo hiểm chống lại tình trạng tồn đọng tiếp tục xảy ra vào năm tới bằng cách giảm lượng tờ khai bằng giấy mới cần sao chép. Ngay cả khi IRS quản lý để giải quyết các hồ sơ tồn đọng trong năm nay, mã vạch XNUMX-D sẽ giảm thời gian và chi phí xử lý trong những năm tới, điều này sẽ cho phép IRS phân công lại nhân viên xử lý hồ sơ để thực hiện công việc khác.

Công nghệ nhận dạng ký tự quang học

OCR là công nghệ mới hơn với những ưu điểm và nhược điểm khác nhau so với mã vạch 2-D. Ưu điểm chính là nó có thể được sử dụng để đọc máy tất cả các tờ khai bằng giấy, bao gồm cả tờ khai được chuẩn bị bằng tay. Nhược điểm chính là nó kém chính xác. Ví dụ: “1” và “7” có thể trông giống nhau nên OCR có thể đọc chữ số không chính xác. Tuy nhiên, công nghệ OCR vẫn phải chính xác hơn so với sao chép dữ liệu thủ công vì nhân viên không chỉ gặp khó khăn tương tự khi phân biệt giữa “1” và “7” mà đôi khi còn có thể nhấn nhầm phím. Năm ngoái, nhân viên IRS mắc lỗi sao chép khoảng 22% tờ khai trên giấy tờ.

Trong các cuộc thảo luận với cơ quan thuế tiểu bang, chúng tôi được biết rằng một số tiểu bang sử dụng cả mã vạch 2-D và OCR. Khi việc hoàn trả được chuẩn bị bằng phần mềm và có thể áp dụng mã vạch, mã vạch sẽ cung cấp độ chính xác gần 100%. Trường hợp việc trả lại hàng không được chuẩn bị bằng phần mềm hoặc nếu không thể đọc được mã vạch (ví dụ, khi hộp mực của người đóng thuế sắp hết hoặc mã vạch bị nhòe), OCR được sử dụng và mặc dù mức độ chính xác thấp hơn một chút nhưng nó vẫn làm giảm nhu cầu sao chép dữ liệu thủ công và loại bỏ các lỗi chỉ do lỗi của con người khi nhấn nhầm phím.

Kết luận

IRS lẽ ra phải là cơ quan đi đầu trong thực hành công nghệ thông tin quản lý thuế, nhưng do sự kết hợp giữa những hạn chế về kinh phí và thách thức quản lý trong nhiều năm nên điều đó đã không xảy ra. Việc gõ phím cổ xưa trên dữ liệu khai thuế trên giấy là một trường hợp điển hình. Hai mươi năm trước, ít nhất 17 tiểu bang đã tự động hóa nhiệm vụ đó, nhưng IRS vẫn chưa làm được điều đó.

Nếu điều cần thiết có thể là nguồn gốc của phát minh, thì tình trạng tồn đọng tờ khai thuế chưa từng có do đại dịch COVID-19 sẽ thúc đẩy IRS thực hiện các bước ngay lập tức để tự động hóa việc xử lý tờ khai thuế trên giấy - không phải trong hai hoặc ba năm mà bắt đầu từ năm sắp tới. mùa nộp hồ sơ. Việc thanh toán tiền hoàn thuế đúng hạn cho hàng triệu người nộp thuế phụ thuộc vào nó.