Trong tôi Báo cáo thường niên năm 2020 trước Quốc hội (ARC), tôi đã thảo luận sự chậm trễ và khó khăn không cần thiết mà người đóng thuế gặp phải khi liên hệ với nhân viên IRS có trách nhiệm và hiểu biết để được hỗ trợ kiểm tra thư tín. Hơn 70 phần trăm các cuộc kiểm toán do IRS thực hiện là kiểm toán thư tín, khiến loại hình kiểm toán này trở thành một trong những công cụ quan trọng nhất mà IRS sử dụng để theo đuổi việc tuân thủ luật thuế. Khả năng tương tác và liên lạc với IRS của người nộp thuế là rất quan trọng đối với sự thành công của quy trình kiểm tra thư tín và trải nghiệm IRS của người nộp thuế. Mặc dù IRS đang phát triển các công cụ trực tuyến mới để tương tác điện tử với người nộp thuế, nhưng IRS phải đồng thời đảm bảo người nộp thuế có thể sử dụng thành công các công cụ này trong khi tiếp tục cung cấp hỗ trợ khách hàng trực tiếp cho những người yêu cầu.

Kiểm tra thư từ là gì?

Kiểm tra thư tín là các cuộc kiểm tra thuế được thực hiện qua đường bưu điện trong một năm tính thuế chỉ liên quan đến không quá một số vấn đề mà IRS dự kiến ​​có thể giải quyết và kết thúc bằng cách xem xét các tài liệu liên quan. Bởi vì các cuộc kiểm toán này có phạm vi hạn chế nên khối lượng các cuộc kiểm toán này vượt xa bất kỳ loại kiểm toán nào khác do IRS thực hiện. Như được mô tả trong biểu đồ bên dưới, phần lớn các cuộc kiểm tra IRS được thực hiện thông qua kiểm tra thư từ.

Một số vấn đề có khối lượng cao nhất được giải quyết bằng kiểm toán thư từ trong năm tài chính (FY) 2019 bao gồm Tín dụng Thuế Thu nhập kiếm được (EITC); chi phí kinh doanh của nhân viên; người không nộp hồ sơ; các mục liên quan đến Phụ lục C, Lãi hoặc Lỗ từ Kinh doanh (Sở hữu duy nhất); và hoàn lại tiền đáng ngờ. Mặc dù những vấn đề này thoạt nhìn có vẻ đơn giản nhưng nhiều hạng mục kiểm toán này có thể bao gồm các quy tắc, thủ tục hoặc tình huống thực tế phức tạp có thể làm nảy sinh thắc mắc của người nộp thuế, nhu cầu hỗ trợ và nhu cầu liên lạc với thanh tra viên IRS.

Những điều người nộp thuế nên biết về kiểm tra thư từ

Người nộp thuế nhận được thông báo kiểm tra thư tín nên đọc kỹ thư và làm theo hướng dẫn. Tất cả tài liệu được yêu cầu phải được gửi cho IRS trước ngày hết hạn ghi trên thư hoặc người nộp thuế nên liên hệ với IRS và yêu cầu thêm thời gian. Bỏ qua IRS thường không phải là một chiến lược tốt. Nếu IRS không nhận được phản hồi trước ngày đến hạn, nó sẽ không thực hiện liên lạc thứ hai. Nếu IRS không nhận được phản hồi, IRS thường sẽ không chấp nhận (các) mặt hàng được yêu cầu và cuối cùng đưa ra Thông báo về sự thiếu hụt theo IRC § 6212. Thông báo về sự thiếu sót là một thông báo pháp lý cho thấy IRS đang đề xuất một sự thiếu hụt bổ sung ( số dư đến hạn). Nó cho phép người nộp thuế có 90 ngày để kiến ​​nghị lên Tòa án Thuế Hoa Kỳ xem xét (150 ngày nếu gửi cho một người bên ngoài Hoa Kỳ). Nếu không có kiến ​​nghị nào được nộp, IRS có thẩm quyền pháp lý để đánh giá và thu hồi khoản thiếu hụt được đề xuất. Sau khi đánh giá, một thông báo sẽ được gửi để thông báo về việc điều chỉnh tài khoản thuế, giải thích mọi số dư đến hạn và yêu cầu thanh toán. Nếu việc thanh toán đầy đủ hoặc các thỏa thuận thanh toán không được thực hiện trong khung thời gian ghi trên thông báo thì thông báo thu nợ sẽ được đưa ra và hành động thu nợ tiếp theo có thể bắt đầu. Thông báo thu nợ đầu tiên được gọi là CP 501, Số dư cá nhân (IMF) đến hạn - Thông báo đầu tiên. Điều khôn ngoan là giải quyết mọi số dư đến hạn càng nhanh càng tốt để tránh bị phạt, lãi suất hoặc các hành động thu nợ bổ sung có thể xảy ra nếu số dư đến hạn vẫn chưa được giải quyết.

Quyền giữ lại đại diện

Người nộp thuế có quyền giữ lại đại diện trong quá trình kiểm toán IRS. Bạn có thể chọn nhận sự trợ giúp chuyên nghiệp (từ luật sư, kế toán viên được chứng nhận, đại lý đã đăng ký hoặc chuyên gia về thuế). Người nộp thuế cũng có thể đủ điều kiện nhận hỗ trợ miễn phí hoặc chi phí thấp từ cơ quan Phòng khám dành cho người nộp thuế thu nhập thấp (LITC). LITC đại diện cho những cá nhân có thu nhập dưới một mức nhất định và cần giải quyết các vấn đề về thuế với IRS. LITC có thể đại diện cho người nộp thuế trong các cuộc kiểm toán, khiếu nại và tranh chấp về thu thuế trước IRS và trước tòa. LITC cũng có thể giúp người đóng thuế phản hồi các thông báo của IRS và khắc phục các vấn đề về tài khoản. Ngoài ra, LITC có thể cung cấp thông tin về quyền và trách nhiệm của người nộp thuế bằng các ngôn ngữ khác nhau cho những cá nhân nói tiếng Anh như ngôn ngữ thứ hai.

Thực tiễn tốt nhất

Khi trả lời IRS, chúng tôi khuyên bạn không nên gửi tài liệu gốc mà hãy gửi bản sao. Khi gửi tài liệu, bạn nên ghi tên mình, mã số thuế (số An sinh xã hội hoặc mã số thuế cá nhân) và năm tính thuế liên quan trên mỗi trang. Điều này giúp IRS liên kết tất cả tài liệu với tệp IRS của bạn. Bạn có thể liên hệ theo số được cung cấp trên thông báo IRS nếu cần làm rõ và luôn giữ lại bản sao của bất kỳ thư từ nào nhận được từ hoặc gửi tới IRS. Cùng với tài liệu của bạn, hãy cân nhắc việc cung cấp các báo cáo bằng văn bản để hỗ trợ các mục đang được kiểm tra. Trong nhiều trường hợp, các tuyên bố hoặc việc sử dụng bản khai có tuyên thệ tương tự như lời khai trong phiên tòa có thể được sử dụng để chứng thực khoản tín dụng, khoản khấu trừ hoặc khoản thu nhập. Ngoài ra, có thể có các tài liệu thay thế có thể hỗ trợ mục đang được đề cập nhưng không được liệt kê trong yêu cầu ban đầu của IRS. Người nộp thuế nên cân nhắc liên hệ với chuyên gia thuế, chẳng hạn như LITC, để được hỗ trợ trả lời các câu hỏi của IRS.  Thông thường, có nhiều cách để tiếp cận việc hỗ trợ một mục đang được đề cập nhằm xác lập quyền được khấu trừ hoặc tín dụng của bạn. Người nộp thuế không nên bị hạn chế bằng cách chỉ trả lời các câu hỏi của IRS, vì người nộp thuế có thể có thêm thông tin hoặc tài liệu hỗ trợ các mục trên tờ khai.

Giao tiếp là điều quan trọng trong kỳ thi. Đừng bỏ qua các thông báo hoặc thời hạn của IRS. Nếu người nộp thuế không thể phản hồi kịp thời, người nộp thuế buộc phải liên hệ với IRS và yêu cầu thêm thời gian. Bỏ qua IRS không phải là một cách làm tốt.

Sau khi xem xét các tài liệu được gửi, IRS có thể đồng ý và kết thúc vấn đề hoặc đưa ra báo cáo kiểm tra phản ánh mọi điều chỉnh được đề xuất đối với tờ khai đang được kiểm toán. Lưu ý: Người đóng thuế không nên ký vào báo cáo kiểm toán nếu họ không đồng ý hoặc không hiểu những điều chỉnh được đề xuất của IRS. Thay vào đó, họ nên phản hồi trước ngày đến hạn gửi tài liệu bổ sung hoặc giải thích thêm, yêu cầu một cuộc họp không chính thức với người quản lý của người kiểm tra hoặc yêu cầu một cuộc họp với Văn phòng Khiếu nại Độc lập của IRS (Khiếu nại). Yêu cầu một cuộc họp với Khiếu nại, được gọi là một cuộc họp phản đối, phải được lập thành văn bản và nêu rõ lý do không đồng ý với những điều chỉnh được đề xuất của IRS. Thông tin về quy trình kiểm tra thư tín và cách nộp đơn phản đối có thể được tìm thấy trong Ấn phẩm IRS 3498-A, Quy trình kiểm tra (Kiểm tra qua thư).

Giao tiếp với IRS có thể là một thách thức

Không giống như các cuộc kiểm toán IRS khác, kiểm toán thư từ không được giao cho một giám khảo duy nhất giám sát toàn bộ cuộc kiểm toán. Những người nộp thuế này được giới thiệu đến các số điện thoại miễn phí kiểm tra liên lạc về Tiền lương và Đầu tư (W&I) và Doanh nghiệp Nhỏ và Tự kinh doanh (SB/SE) hoạt động với thời gian chờ cao và cung cấp mức độ dịch vụ hạn chế. TAS tiếp tục vận động cho một điểm liên lạc duy nhất cho tất cả các cuộc kiểm tra thư từ. Chúng tôi cho rằng việc không thể tiếp cận một đầu mối liên hệ duy nhất sẽ làm giảm trải nghiệm của khách hàng, tạo ra sự kém hiệu quả của IRS, cản trở cơ hội thu hút và giáo dục người nộp thuế trong nước, đồng thời làm giảm tiềm năng phát triển và xây dựng niềm tin với IRS. COVID-19 càng làm trầm trọng thêm những thiếu sót liên quan đến truyền thông kiểm toán thư tín của IRS.  Là một phần của nó Sáng kiến ​​đầu tiên của con người, IRS thường không bắt đầu các đợt đánh giá mới từ ngày 1 tháng 2020 năm 15 đến ngày 2020 tháng XNUMX năm XNUMXvà các cuộc kiểm toán thư tín mở phần lớn đã bị đình trệ do những hạn chế về công nghệ và truyền thông. Hỗ trợ qua điện thoại miễn phí kiểm tra thư từ đã bị đình chỉ từ tháng 2020 đến tháng XNUMX năm XNUMX, trong khi hơn 90 phần trăm thư từ của IRS cuối cùng được phân loại là gửi thừa - có nghĩa là IRS không thể trả lời người nộp thuế trong vòng 30 ngày. Trong một số trường hợp, người nộp thuế nhận được thư tạm thời yêu cầu họ cho phép tối đa sáu tháng trước khi nhận được thư trả lời của IRS.

Tính đến ngày 29 tháng 2021 năm 94,313, IRS vẫn chưa giải quyết được 2019 cuộc kiểm tra thư từ liên quan đến năm tính thuế 32,860. Gần 2,907 cuộc kiểm toán trong số này liên quan đến các tờ khai yêu cầu EITC, điều này rất quan trọng đối với rất nhiều người nộp thuế. Tương tự, XNUMX xem xét lại kiểm toán lợi nhuận của năm trước vẫn chưa được giải quyết. Việc giải quyết các xem xét lại kiểm toán này đặc biệt quan trọng, vì miễn là vẫn còn số dư chưa được giải quyết, IRS có thể bù đắp khoản hoàn trả để áp dụng cho số dư đó.

Các lựa chọn thay thế liên lạc ngày càng tăng mà bạn nên biết

Để giải quyết một số khó khăn trong giao tiếp kiểm toán thư tín đã thảo luận, IRS đã phát triển một giải pháp thay thế liên lạc thông qua Tính năng Nhắn tin An toàn của chương trình Truyền thông Kỹ thuật số Người nộp thuế (TDC).  Ban đầu được ra mắt tại cơ sở Philadelphia, SB/SE hiện đã mở rộng việc sử dụng TDC cho tất cả 5 cơ sở của mình. Sáng kiến ​​này cung cấp cho một số người nộp thuế và đại diện của họ khả năng giao tiếp điện tử với IRS trong quá trình kiểm toán của họ. Tin nhắn bảo mật TDC cho phép người đóng thuế nhận tin nhắn từ IRS, trả lời các câu hỏi, tải tài liệu lên bằng Cổng thông tin bảo mật của IRS và làm việc với một nhân viên IRS để giải quyết cuộc kiểm tra. Người nộp thuế được mời tham gia chương trình này phải xác thực danh tính của họ thông qua Truy cập an toàn IRS, bắt đầu quá trình và cuối cùng cho phép họ đăng nhập vào Cổng thông báo an toàn TDC để tham gia liên lạc hai chiều.

Tin nhắn bảo mật TDC hiện chỉ khả dụng cho những người nhận và chấp nhận lời mời tham gia của IRS và những người sau đó vượt qua yêu cầu xác thực nghiêm ngặt cần thiết để sàng lọc tin tặc và những người không được ủy quyền khác. Quá trình này yêu cầu xác minh thông tin từ lịch sử tín dụng của người nộp thuế để xác thực danh tính của người nộp thuế. Đối với những người nộp thuế tạm thời và những người không thể truy cập hồ sơ tài chính trước đó, việc truy cập bộ dịch vụ trực tuyến này có thể là một thách thức. Đối với những người nộp thuế đủ điều kiện và những người có thể truy cập nó, Tin nhắn bảo mật TDC cung cấp giải pháp thay thế liên lạc phù hợp hơn cho thư truyền thống và cho phép người nộp thuế truy cập các dịch vụ trực tuyến khác của IRS như Dịch vụ điện tử và Nhận bản ghi bằng cùng tên đăng nhập và mật khẩu tài khoản.

Tin vui nữa: Cuối tháng này, IRS sẽ triển khai việc sử dụng Công cụ tải lên tài liệu (DUT) để kiểm tra thư từ. Nền tảng DUT cho phép người nộp thuế tải lên các tài liệu được yêu cầu trong quá trình kiểm tra thư tín thay vì phải gửi tài liệu qua đường bưu điện hoặc fax – đây là một công cụ đáng hoan nghênh trước những thách thức về giấy tờ hiện nay khi sử dụng thư. Người nộp thuế sẽ chỉ cần truy cập vào điện thoại thông minh hoặc máy tính của họ để sử dụng công cụ này. Nó cho phép người nộp thuế tải tài liệu lên theo thời gian thực, cho phép nhân viên IRS thảo luận về tài liệu với người nộp thuế. Nếu người nộp thuế có cuộc kiểm tra kiểm tra thư từ mở, họ nên hỏi người hỗ trợ kiểm tra qua điện thoại để xác định xem công cụ này có sẵn cho trường hợp của họ hay không.

Chúng tôi hồi hộp chờ đợi các lựa chọn trực tuyến khác, mạnh mẽ hơn trong tương lai sẽ đẩy nhanh quá trình kiểm tra.

Kết luận

Đối với những người nộp thuế có thể xác thực, Tin nhắn bảo mật TDC cho thấy tiềm năng cải thiện trải nghiệm kiểm tra thư tín của người nộp thuế cũng như chính quy trình kiểm tra thư tín. IRS chỉ ra rằng việc sử dụng Tin nhắn bảo mật TDC đã giúp giảm thời gian cần thiết để hoàn thành kiểm tra và làm tăng đáng kể mức độ hài lòng của khách hàng. IRS báo cáo tỷ lệ hài lòng của khách hàng luôn ở mức gần 83% trong số những người nộp thuế sử dụng Tin nhắn an toàn TDC. Việc sử dụng công cụ DUT là một bước nữa nhằm cải thiện quy trình kiểm toán và tôi tiếp tục yêu cầu IRS thực hiện mở rộng và cải thiện các dịch vụ kỹ thuật số của mình để tất cả những người nộp thuế quan tâm có thể giải quyết các vấn đề tài khoản theo cách hiệu quả này, từ đó có nhiều nhân viên hơn để trả lời các câu hỏi qua điện thoại của người nộp thuế. Mặc dù tôi tiếp tục ủng hộ việc sử dụng một đầu mối liên hệ duy nhất cho việc kiểm tra thư từ, TDC và các công cụ tương tác trực tuyến tương tự có thể mang lại lợi ích cho nhiều người nộp thuế làm việc với IRS để giải quyết các cuộc kiểm tra thư từ của họ. TDC là một công cụ truyền thông mà người đóng thuế nên cân nhắc nếu có cơ hội.