Tôi đã viết một số blog thảo luận về việc IRS tiếp tục sa lầy vào việc xử lý các hồ sơ tồn đọng sau khi văn phòng liên quan đến đại dịch đóng cửa vào năm 2020. Nhưng đó không chỉ là các tờ khai thuế chưa được xử lý chồng chất lên nhau. IRS cũng đang gặp phải sự chậm trễ chưa từng có trong việc xử lý Biểu mẫu 2848, Giấy ủy quyền và Tuyên bố của người đại diện, và 8821, Ủy quyền Thông tin Thuế, (gọi chung là “ủy quyền” dành cho người hành nghề). Những biểu mẫu này là bắt buộc để người nộp thuế cấp cho ai đó quyền đại diện cho họ trong các vấn đề IRS hoặc hỗ trợ họ về các vấn đề thuế. Những người hành nghề không thể hỗ trợ người nộp thuế nếu không có sự cho phép phù hợp. Các đơn vị Tệp Ủy quyền Tập trung (CAF) của IRS xử lý các ủy quyền cho phép (những) người đại diện hoặc người được chỉ định của người nộp thuế truy cập vào hồ sơ IRS của khách hàng của họ, nhận bản sao thư từ và, theo Biểu mẫu 2848, thực hiện các nhiệm vụ khác trong quá trình đại diện để giải quyết hoặc tránh các vấn đề với IRS. Với lượng tồn đọng bất thường, IRS cần cung cấp thông tin cụ thể về sự chậm trễ trong xử lý để quản lý kỳ vọng, giảm bớt sự thất vọng và giảm khả năng nộp đơn ủy quyền trùng lặp.

Nhắn tin cho người hành nghề thuế

Sau khi đóng cửa văn phòng liên quan đến đại dịch, vào ngày 30 tháng 2020 năm XNUMX, IRS đã cập nhật trang chuyên gia thuế trên IRS.gov với cảnh báo nhằm thông báo cho đại diện người đóng thuế về “[e]dự kiến ​​sự chậm trễ đối với số ủy quyền trong Tệp ủy quyền tập trung (CAF)” và rằng “[n]hoạt động bình thường sẽ tiếp tục sớm nhất có thể”. Thông điệp hiện tại của IRS gửi tới những người hành nghề là tình trạng tồn đọng vẫn tiếp tục, “dẫn đến thời gian chờ đợi lâu đáng kể” và nó không thể cung cấp khung thời gian xử lý. Văn phòng của tôi tiếp tục nhận được các yêu cầu và khiếu nại về sự chậm trễ trong quá trình xử lý kéo dài bất thường.

Ba địa điểm của đơn vị CAF – Ogden, Philadelphia và Memphis – xử lý các giấy phép đến theo phương thức nhập trước, xuất trước. Vào ngày 3 tháng 2020 năm 80, khoảng XNUMX% hàng tồn kho chưa được xử lý là “quá tuổi” (tức là, chưa được xử lý trong hơn năm ngày). Để giảm thời gian xử lý, IRS đã bổ sung nguồn lực từ nhiều cơ sở khác ngoài ba đơn vị CAF để hỗ trợ xử lý. Trong năm qua, thời gian trung bình mà IRS cần để xử lý POA dao động từ 22 ngày đến hơn 70 ngày và hiện tại là 29 ngày. Tỷ lệ hàng tồn kho quá tuổi đã tăng lên mức cao 98% và hiện là 90%. Mặc dù IRS thông báo cho đại diện người đóng thuế rằng họ nên dự kiến ​​thời gian xử lý sẽ lâu, nhưng những người hành nghề đã gửi giấy phép chưa được xử lý vẫn có thể thắc mắc liệu giấy phép của họ có bị thất lạc hoặc xử lý sai hay không. Sự chậm trễ này ảnh hưởng đến lợi ích của người nộp thuế quyền giữ lại đại diện. Sự thiếu minh bạch này không mang lại lợi ích gì cho người nộp thuế hoặc IRS và nó có thể khiến vấn đề trở nên tồi tệ hơn.

Thiếu minh bạch

Nếu những người hành nghề không có thước đo để từ đó đưa ra kỳ vọng hợp lý về thời gian các đơn vị IRS CAF cần xử lý giấy phép, thì họ có thể gửi một bản sao một cách hợp lý, vô tình làm xấu đi tình trạng tồn đọng của các biểu mẫu chưa được xử lý. Những người hành nghề có thể gọi IRS để hỏi về tình trạng, làm trầm trọng thêm một cách không cần thiết. số lượng cuộc gọi cao trong lịch sử kết quả mức độ dịch vụ điện thoại IRS thấp. Họ có thể gọi cho TAS để được hỗ trợ, thêm vào tồn đọng liên tục trong quá trình xử lý trường hợp TAS. Các đơn vị CAF đã nhận được nhiều hơn 859,000 giấy phép trong năm tài chính (FY) 2021 so với năm tài chính 2020, nhưng các đơn vị CAF không có cơ chế theo dõi số lần gửi là trùng lặp. Các đơn vị đã xử lý 4.19 triệu biểu mẫu trong năm tài chính 2021, tăng 1.16 triệu (38%) so với năm tài chính trước.

Những nỗ lực của IRS để khắc phục tồn đọng đại dịch

IRS đã phải đối mặt với nhiều thách thức kể từ khi bắt đầu xảy ra dịch COVID-19 và đã giải quyết nhiều hồ sơ tồn đọng bằng các giải pháp ngắn hạn và dài hạn. Cụ thể, các đơn vị CAF bổ sung nhân sự tạm thời để xử lý thêm giấy phép trong tháng 2020/100; tuy nhiên, hầu hết những nhân viên đó đã quay trở lại các đơn vị kinh doanh khác. Để cải thiện trình độ nhân sự lâu dài, các đơn vị CAF đang trong quá trình tuyển dụng hơn XNUMX nhân viên giữa ba địa điểm của đơn vị CAF.

Trong năm 2021, IRS đã giới thiệu hai công cụ mới để gửi giấy phép: 1) cổng thông tin trực tuyến nộp giấy ủy quyền mà người nộp thuế và chuyên gia thuế đã ký; và 2) Tài khoản Tax Pro cho phép các chuyên gia thuế gửi yêu cầu ủy quyền tới cơ quan thuế của cá nhân Tài khoản trực tuyến IRS để người nộp thuế ký điện tử. Người hành nghề vẫn có thể gửi giấy ủy quyền qua thư hoặc fax nhưng có thể sẽ bị chậm trễ. Việc gửi qua cổng trực tuyến được xử lý theo cách tương tự như gửi qua thư và fax, trong khi việc gửi qua tài khoản Tax Pro phải trải qua quá trình xác minh rằng chuyên gia thuế có uy tín tốt và được ghi vào CAF trong vòng 48 giờ kể từ khi người nộp thuế xác nhận. Đây là một sự bổ sung đáng hoan nghênh, nhưng nó đi kèm với một số thách thức và cho đến nay vẫn chưa được sử dụng đúng mức.

Công cụ khác nhau, quy tắc khác nhau

Những công cụ mới này sẽ giúp việc gửi yêu cầu ủy quyền trở nên dễ dàng hơn; tuy nhiên, mỗi phương thức gửi có một bộ quy tắc chữ ký riêng, vì vậy hãy chú ý đến chúng:

• Các mẫu đơn gửi qua fax hoặc thư phải có chữ ký mực;
• Các biểu mẫu được gửi qua cổng trực tuyến phải có chữ ký của tất cả các bên bằng chữ ký điện tử hoặc bằng chữ ký mực; Và
• Yêu cầu ủy quyền được gửi qua Tài khoản Tax Pro không cần giấy tờ; người đại diện xác thực danh tính của họ và bắt đầu yêu cầu ủy quyền thông qua Tài khoản Tax Pro của họ tới khách hàng và nhận được xác nhận gửi thành công. Sau đó, khách hàng phải chấp thuận hoặc từ chối yêu cầu thông qua tài khoản trực tuyến cá nhân của họ.

Để phê duyệt ủy quyền được thực hiện thông qua Tài khoản Tax Pro, khách hàng phải thiết lập ủy quyền của riêng mình tài khoản trên mạng và xác thực danh tính của họ. Các tính năng thông báo có thể được thêm vào nhưng hiện không khả dụng: người đại diện có quyền thông báo cho khách hàng rằng giấy phép đang chờ trong tài khoản trực tuyến của khách hàng, vì tại thời điểm này, khách hàng không nhận được thông báo từ IRS rằng yêu cầu đó được Chờ phê duyệt. Tương tự, người đại diện không nhận được thông báo khi ủy quyền được phê duyệt và phải đăng nhập để xác minh. Quá trình này diễn ra tự động, bao gồm cả việc xác minh uy tín của chuyên gia thuế. Hầu hết các yêu cầu đều được gửi kịp thời (trong vòng 48 giờ) tới CAF, loại bỏ thời gian chờ đợi lâu để xem xét và xử lý. Tuy nhiên, IRS cần tìm hiểu lý do tại sao những người hành nghề không vội sử dụng Tài khoản Tax Pro. Đó có phải là do thiếu nhận thức, ngại sử dụng hệ thống, khó khăn trong việc thiết lập tài khoản trực tuyến cho người hành nghề hoặc cho khách hàng hay những thách thức hoặc sự do dự khác mà người hành nghề đang gặp phải?

Dưới đây là cách đăng ký nhận dạng kỹ thuật số truy cập an toàn

Để sử dụng Tài khoản Tax Pro, trước tiên người đại diện phải xác minh danh tính của họ. Những người đã sử dụng Tài khoản Tax Pro có thể đã xác minh danh tính của mình và nhận được thông tin xác thực để đăng nhập bằng nền tảng có tên Xác thực điện tử truy cập an toàn. Vào ngày 14 tháng 2020 năm XNUMX, IRS đã sử dụng một nền tảng khác — Nhận dạng kỹ thuật số truy cập an toàn (SADI) — để người dùng mới lấy thông tin xác thực để truy cập Tài khoản Tax Pro. Người dùng đã nhận được thông tin xác thực thông qua Xác thực điện tử truy cập an toàn cũ có thể tiếp tục sử dụng thông tin xác thực của họ mà không cần phải đăng ký lại. Những người có Mã số thuế cá nhân (ITIN) có thể gặp khó khăn khi hoàn tất quy trình xác minh danh tính thông qua SADI và có thể cần sử dụng các lựa chọn thay thế.

SADI sẽ xác minh người dùng mới thông qua Nhà cung cấp dịch vụ thông tin xác thực (CSP), ID.me, để truy cập vào đăng ký SADI và thiết lập thông tin xác thực để đăng nhập vào Tài khoản Tax Pro. Bạn có thể đã sử dụng CSP nếu bạn đã truy cập USAJobs.gov, có một tài khoản trực tuyến với Cơ quan An sinh Xã hội or Cựu chiến binh.

Để đăng ký SADI, mỗi người dùng sẽ:

• Tải lên thông tin nhận dạng, chẳng hạn như ảnh chụp bằng lái xe, thẻ căn cước tiểu bang (ID) hoặc hộ chiếu của họ;
• Chụp ảnh selfie bằng điện thoại di động và tải lên ảnh selfie phải khớp với ảnh trên giấy phép lái xe, chứng minh nhân dân hoặc hộ chiếu; Và
• Đăng ký tài khoản và xác thực trên trang web của CSP trước khi quay lại Tài khoản IRS Tax Pro sau khi xác thực.

Những người dùng không thể chụp ảnh tự sướng hoặc vượt qua tùy chọn tự phục vụ sẽ được chuyển đến bộ phận trợ giúp CSP để chứng minh danh tính, đăng ký, xác thực và lấy thông tin xác thực để truy cập các công cụ IRS. Khi người dùng đã đăng nhập thành công, họ có thể sử dụng cùng thông tin đăng nhập mỗi lần mà không cần phải thực hiện quy trình xác minh danh tính mỗi lần. Chứng nhận lại chỉ được yêu cầu đối với các tài khoản không hoạt động trong 18 tháng trở lên.

Dưới đây là cách gửi ủy quyền của bên thứ ba thông qua tài khoản Tax Pro

Để sử dụng công cụ mới này, những người hành nghề phải có số CAF ở trạng thái tốt được chỉ định với tư cách cá nhân và địa chỉ CAF tại Hoa Kỳ hoặc Quận Columbia. Để gửi giấy ủy quyền tương đương với Biểu mẫu 2848 sử dụng Tài khoản Tax Pro, người hành nghề phải có giấy phép hành nghề tại Hoa Kỳ hoặc Quận Columbia với tư cách là luật sư hoặc kế toán viên công chứng được chứng nhận và có thẩm quyền hành nghề trước IRS hoặc được đăng ký với IRS. IRS với tư cách là đại lý đã đăng ký, chuyên gia tính toán đã đăng ký hoặc đại lý chương trình hưu trí đã đăng ký.

Người nộp thuế là cá nhân phải có:

• Địa chỉ tại Hoa Kỳ hoặc Quận Columbia; Và
• Khả năng truy cập tài khoản trực tuyến IRS.

Các vấn đề về thuế sau đây có thể được cấp phép từ năm 2000 trở đi, cộng thêm ba năm trong tương lai (chỉ năm dương lịch, không phải năm tài chính):

• Mẫu 1040, Tờ khai thuế thu nhập cá nhân của Hoa Kỳ;
• Đánh giá về việc chia tay vợ/chồng hoặc Mẫu 8857, Yêu cầu trợ giúp cho vợ/chồng vô tội;
• Thanh toán trách nhiệm chung;
• Thanh toán trách nhiệm chung – Đánh giá vợ chồng chia rẽ; Và
• Hình phạt dân sự (giới hạn trong các khoảng thời gian tháng 3, tháng 6, tháng 9 và tháng 12).

Đây có phải là bình thường mới?

Vâng, đúng vậy. Cuối cùng, các công cụ như Tài khoản Tax Pro và tài khoản trực tuyến sẽ làm giảm nhu cầu và giảm lượng tồn đọng đang chờ xử lý thủ công, nhưng sẽ mất một thời gian. Kể từ khi Tài khoản Tax Pro ra mắt cách đây 2,700 tháng, chưa đến 1.6 ủy quyền đã được hoàn thành thông qua công cụ này, trong khi hơn 600 triệu ủy quyền đã được gửi yêu cầu xử lý thủ công. Điều đó có nghĩa là IRS cần xử lý thủ công hơn XNUMX giấy phép cho mỗi giấy phép được xử lý tự động. Mục tiêu là đảo ngược phương trình và hầu hết các ủy quyền được xử lý bằng điện tử. Tại sao mức sử dụng thấp? IRS dự kiến ​​việc sử dụng Tài khoản Tax Pro sẽ tăng lên do SADI, vì tỷ lệ xác thực thành công với SADI cao hơn đáng kể so với Xác thực điện tử Truy cập An toàn.

Mặc dù thời gian chờ xử lý hồ sơ tồn đọng đã thay đổi trong năm qua nhưng người gửi vẫn phải đợi từ bốn tuần trở lên để các đơn vị CAF xử lý giấy phép. Thật không may, tôi không tin rằng đây chỉ là tình trạng tạm thời sẽ được giải quyết vào bất kỳ ngày nào. Quá trình này có thể tiếp tục trong nhiều tháng nữa hoặc có thể một năm hoặc hơn và IRS cần đặt ra kỳ vọng về thời gian xử lý hợp lý cho những người hành nghề để họ có thể tránh gửi các giấy phép trùng lặp một cách không cần thiết và cân nhắc hợp lý chi phí cũng như lợi ích của việc hướng dẫn khách hàng của họ thông qua việc thiết lập một cơ quan trực tuyến. tài khoản và phê duyệt yêu cầu xử lý tự động nhanh chóng.

Người hành nghề thuế có thể làm gì để trợ giúp?

1. Dừng gửi bản sao cho các đơn vị CAF. Nếu bạn phải gửi một bản sao hoặc bạn lo ngại yêu cầu ban đầu của mình bị thất lạc, hãy thực hiện việc đó thông qua Tài khoản Tax Pro của bạn.
2. Đừng gọi IRS để hỏi về tình trạng ủy quyền. Nếu bạn cần nói chuyện với ai đó tại IRS về (các) vấn đề thuế của khách hàng, bạn có thể fax bản sao biểu mẫu ủy quyền trong khi nói chuyện điện thoại với nhân viên IRS để thảo luận chi tiết về tài khoản của khách hàng. Việc ủy ​​quyền có thể không được xử lý cho CAF nhưng nó sẽ cho phép bạn nói chuyện với nhân viên IRS thay mặt cho khách hàng của bạn.
3. Giúp khách hàng của bạn thiết lập tài khoản IRS trực tuyến và chỉ cho họ cách đăng nhập để phê duyệt ủy quyền của bạn trong Tài khoản Tax Pro.

bottom Line

IRS có rất nhiều việc phải làm và phải ưu tiên các nguồn lực của mình:

• Xử lý hàng trả lại;
• Phát hành hoàn lại tiền;
• Tính toán lại việc đánh thuế trợ cấp thất nghiệp để kích hoạt việc hoàn trả bổ sung;
• Phát hành các khoản thanh toán kích cầu; Và
• Chuẩn bị cho mùa nộp hồ sơ tiếp theo.

Thực hiện các chức năng quan trọng này trong khi vẫn tập trung vào công tác cưỡng chế, thu thập và tuân thủ không phải là một nhiệm vụ dễ dàng. Lãnh đạo IRS và nhân viên của IRS nên được khen ngợi vì những gì họ đã đạt được trong 18 tháng qua.

Nhưng đối với những người nộp thuế gặp khó khăn và chậm trễ, những gì IRS đã làm đúng không phải là điều họ quan tâm nhất. IRS đã có những bước tiến lớn trong việc triển khai các công cụ mới và xử lý tự động nhằm cải thiện dịch vụ cho người nộp thuế và đại diện của họ trong thời gian dài và tôi háo hức chờ đợi chức năng bổ sung. Nhưng cho đến khi việc sử dụng những công cụ đó tăng lên và trở thành thông lệ, việc xử lý tồn đọng có thể sẽ kéo dài. Trong thời gian tới, IRS phải minh bạch và truyền đạt những ước tính thực tế về sự chậm trễ, bao gồm cả thời gian xử lý ủy quyền, cho công chúng. Cải thiện tính minh bạch và tiếp tục đầu tư vào các công cụ và chức năng kỹ thuật số nâng cao sẽ mang lại lợi ích cho tất cả người nộp thuế.