Nhiều cá nhân có thể không biết rằng họ có thể yêu cầu, nhận và xem xét hồ sơ thuế của mình thông qua bản ghi thuế từ IRS miễn phí. Phần I đã giải thích cách các bản ghi thường được sử dụng để xác nhận tình trạng nộp thuế và thu nhập đối với các đơn xin thế chấp, khoản vay dành cho sinh viên, dịch vụ xã hội và đơn xin vay vốn dành cho doanh nghiệp nhỏ cũng như để trả lời thông báo IRS, nộp tờ khai đã sửa đổi hoặc nhận được bản giải trừ quyền lưu giữ. Bảng điểm cũng có thể hữu ích cho người đóng thuế khi chuẩn bị và nộp tờ khai thuế bằng cách xác minh các khoản thanh toán thuế ước tính, Tín dụng Thuế Tạm ứng cho Trẻ em, Thanh toán Thu nhập Kinh tế/các khoản thanh toán kích thích và/hoặc khoản thanh toán vượt mức từ tờ khai năm trước. 

Đọc và hiểu bảng điểm IRS

Mặc dù bảng điểm IRS có thể hữu ích nhưng việc đọc và hiểu chúng có thể phức tạp. Hệ thống xử lý của IRS, Hệ thống truy xuất dữ liệu tích hợp (IDRS), sử dụng hệ thống mã để xác định giao dịch mà IRS đang xử lý và để duy trì lịch sử các hành động được đăng lên tài khoản của người nộp thuế. Các Mã giao dịch (TC) này về cơ bản cung cấp hướng dẫn xử lý cho hệ thống của IRS. Để làm cho bản ghi IRS thân thiện với người dùng đối với công chúng, IRS cung cấp mô tả bằng chữ về từng TC được hiển thị trên bản ghi IRS của người nộp thuế. Mặc dù hữu ích nhưng đôi khi những mô tả này không giải thích đầy đủ về giao dịch tài khoản. Tài liệu 11734, Hướng dẫn bỏ túi mã giao dịch (Lỗi thời), là danh sách tóm tắt các TC được lấy từ phần 8A của IRS Tài liệu 6209, Hướng dẫn tham khảo thông tin ADP và IDRS, cả hai đều có thể hữu ích khi xem lại bản ghi IRS.

Xem xét kỹ hơn về Bản ghi chép tài khoản của IRS

Như được hiển thị trong ví dụ hư cấu bên dưới, Bản ghi Bảng điểm Tài khoản sẽ tóm tắt mọi số dư đến hạn hoặc thanh toán vượt mức trên tài khoản của người nộp thuế trong năm được chỉ định ở đầu biểu mẫu. Nếu tài khoản phản ánh số dư đến hạn, bảng điểm sẽ cung cấp ngày mà mọi khoản tiền phạt và tiền lãi tích lũy được tính. Tiếp theo, bản ghi sẽ hiển thị thông tin cụ thể từ tờ khai của người nộp thuế - hoặc số tiền đã sửa do bất kỳ thay đổi nào đối với tờ khai do yêu cầu của người nộp thuế hoặc quyết định của IRS. Đây là điều đáng chú ý nếu người đóng thuế thấy cần phải nộp bản khai thuế sửa đổi. Các số liệu chính xác phải được sử dụng làm điểm bắt đầu trên Mẫu 1040X, Tờ khai thuế thu nhập cá nhân Hoa Kỳ sửa đổi, khi yêu cầu bất kỳ điều chỉnh tài khoản nào tiếp theo - nếu không, vấn đề xử lý có thể xảy ra.

Hình 1

Phần tài khoản thuế trong bản ghi tài khoản

Phần này của Bản ghi Bản ghi Tài khoản cung cấp thông tin chi tiết về hoạt động tài khoản của người nộp thuế, như trong Hình 2.

Hình 2

Một số TC phổ biến trên phần tài khoản thuế của bảng điểm là:

• TC 150 – Ngày nộp hồ sơ và số tiền thuế ghi trên tờ khai của người nộp thuế khi nộp hồ sơ – hoặc được IRS sửa khi xử lý;
• TC 196 – Đánh giá lãi suất;
• TC 276 – Không nộp tiền phạt thuế;
• TC 291 – Đánh giá giảm thuế trước thuế;
• TC 300 – Đánh giá bổ sung về thuế hoặc thiếu sót của Phòng Kiểm tra hoặc Phòng Thu;
• TC 420 – Chỉ số kiểm tra phản ánh rằng tờ khai đang được xem xét kiểm tra mặc dù tờ khai cuối cùng có thể được kiểm toán hoặc không;
• TC 428 – Chuyển hồ sơ thẩm định hoặc kháng cáo;
• TC 460 – Gia hạn thời gian nộp hồ sơ;
• TC 480 – Ưu đãi đang chờ thỏa hiệp;
• TC 494 – Thông báo thiếu hụt;
• TC 520 – Cơ quan tố tụng IRS;
• TC 530 – Cho biết tài khoản hiện không thể thu được;
• TC 582 – Chỉ số cầm cố;
• TC 768 – Tín dụng thu nhập kiếm được;
• TC 806 – Phản ánh bất kỳ khoản khấu trừ thuế nào mà người nộp thuế được khấu trừ, như được thể hiện trên tờ khai thuế và các bản khai thông tin của người nộp thuế như Mẫu W-2 và 1099 đính kèm tờ khai thuế của người nộp thuế; Và
• TC 846 – Thể hiện việc hoàn lại tiền cho người nộp thuế nếu khoản tín dụng và khoản khấu trừ vượt quá số tiền thuế phải nộp và không có vấn đề gì với việc hoàn thuế, hệ thống sẽ tự động hoàn lại tiền.

Trong ví dụ trên, các khoản tín dụng thuế, tín dụng khấu trừ, tín dụng lãi mà IRS nợ người nộp thuế và các khoản điều chỉnh thuế làm giảm số tiền thuế còn nợ, được hiển thị dưới dạng số tiền âm trên bản ghi tài khoản thuế. Nói cách khác, số tiền âm trên bản ghi IRS có thể được coi là số tiền “có lợi cho người nộp thuế”.

Vì TC trên tài khoản của người nộp thuế về cơ bản là hướng dẫn cho hệ thống IRS nên điều quan trọng cần lưu ý là một số TC là đầu vào vì lý do thông tin không liên quan trực tiếp đến số tiền liên quan đến kế toán.

Tôi hy vọng chúng tôi không làm bạn bối rối. Sử dụng IRS Hướng dẫn bỏ túi sẽ giúp bạn hiểu bản ghi và cung cấp cho bạn thông tin chính mà bạn đang tìm kiếm.

Phần khai thuế của bản ghi tài khoản

Phần khai thuế của Bản ghi Tài khoản mô tả hầu hết các mục trên tờ khai thuế của người nộp thuế khi nộp. Hình 3 chỉ cung cấp phần thu nhập trong ví dụ hư cấu của chúng tôi; tuy nhiên, Hồ sơ Tài khoản thực tế sẽ mô tả tất cả các phần trong tờ khai thuế đã nộp của người nộp thuế và có thể hữu ích khi người nộp thuế chưa lưu giữ bản sao tờ khai của mình và cần biết những gì đã được báo cáo cho IRS trên tờ khai của mình. . 

Hình 3

Định dạng bảng điểm thuế mới và sử dụng mã số khách hàng

Vào tháng 2021 năm XNUMX, IRS đã cập nhật trang web trên IRS.gov để hướng dẫn người nộp thuế về định dạng bảng điểm mới và việc sử dụng “số hồ sơ khách hàng”, được thiết kế để bảo vệ dữ liệu của người nộp thuế tốt hơn. Định dạng mới này che giấu một phần thông tin nhận dạng cá nhân. Tuy nhiên, dữ liệu tài chính sẽ vẫn hiển thị để cho phép chuẩn bị khai thuế, trình bày thuế hoặc xác minh thu nhập. Những thay đổi này áp dụng cho bảng điểm của cả người nộp thuế cá nhân và doanh nghiệp.

Dưới đây là những gì hiển thị trên định dạng bản ghi thuế mới:

• Bốn chữ số cuối của bất kỳ số An sinh xã hội nào trên bảng điểm: XXX-XX-1234;
• Bốn chữ số cuối của bất kỳ Mã số nhận dạng người sử dụng lao động nào trên bảng điểm: XX-XXX1234;
• Bốn chữ số cuối của bất kỳ tài khoản hoặc số điện thoại nào;
• Bốn ký tự đầu của tên và bốn ký tự đầu của họ đối với bất kỳ cá nhân nào (ba ký tự đầu nếu tên chỉ có bốn chữ cái);
• Bốn ký tự đầu tiên của bất kỳ tên nào trên dòng tên doanh nghiệp (ba ký tự đầu tiên nếu tên chỉ có bốn chữ cái);
• Sáu ký tự đầu tiên của địa chỉ đường phố, bao gồm cả dấu cách; Và
• Tất cả số tiền, bao gồm tiền lương và thu nhập, số dư đến hạn, tiền lãi và tiền phạt.

Vì lý do bảo mật, IRS không còn cung cấp dịch vụ fax cho hầu hết các loại bản ghi cho cả người nộp thuế và bên thứ ba, đồng thời đã ngừng dịch vụ gửi thư cho bên thứ ba thông qua Biểu mẫu 4506, 4506-T và 4506T-EZ.

Người cho vay và những người khác sử dụng loạt Biểu mẫu 4506 để lấy bản ghi cho mục đích xác minh thu nhập nên cân nhắc các lựa chọn khác như tham gia Dịch vụ Xác minh Thu nhập Nhanh hoặc yêu cầu khách hàng cung cấp bản ghi.

Chỉ những người nộp thuế cá nhân mới có thể sử dụng Nhận bản ghi trực tuyến hoặc Nhận bản ghi qua thư. Vì Mã số Nhận dạng Người nộp thuế đầy đủ không còn hiển thị nữa nên IRS đã tạo một mục nhập cho Mã số Hồ sơ Khách hàng. Mã số Khách hàng là một số có mười chữ số do bên thứ ba chỉ định, ví dụ: số khoản vay có thể được nhập thủ công khi người nộp thuế hoàn thành yêu cầu Nhận bản ghi trực tuyến hoặc Nhận bản ghi qua thư. Mã số Hồ sơ Khách hàng này sau đó sẽ hiển thị trên bản ghi khi nó được tải xuống hoặc gửi qua đường bưu điện cho người nộp thuế. Số hồ sơ khách hàng của bản ghi đóng vai trò là số theo dõi cho phép người cho vay hoặc bên thứ ba khác khớp bản ghi với người nộp thuế đưa ra yêu cầu bản ghi.      

Kết luận

Người nộp thuế cần tờ khai thuế, tài khoản thuế hoặc thông tin trả lại thông tin có thể nhanh chóng tìm thấy những gì họ cần thông qua cổng Nhận bản ghi trực tuyến của IRS hoặc tài khoản trực tuyến của họ. Tôi tiếp tục kêu gọi IRS mở rộng chức năng Tài khoản Trực tuyến và tăng tính khả dụng của nó cho những người hành nghề và doanh nghiệp. Các chức năng hiện tại cung cấp nhiều thông tin cơ bản và hữu ích và tôi mong muốn tiếp tục mở rộng chức năng này. Bản ghi là miễn phí và cung cấp nhiều thông tin. Tôi khuyến khích người nộp thuế khám phá lựa chọn này. Nếu bản ghi IRS có thể đáp ứng nhu cầu của người nộp thuế thì tốt hơn là cố gắng liên hệ với IRS hoặc các phương pháp yêu cầu thông tin tài khoản thuế tốn nhiều thời gian hơn.