Phần I của blog gồm hai phần này đã thảo luận về cách xác định việc giảm nhẹ hình phạt liên quan đến Sáng kiến ​​giảm nhẹ hình phạt rộng rãi được công bố gần đây của IRS trên bản ghi tài khoản thuế IRS và giải thích nhiều cách sử dụng mã giao dịch bản ghi (TC) 290. Phần Hai tiếp tục với các mẹo hữu ích hơn. Tôi hy vọng bạn sẽ thấy hữu ích khi cố gắng hiểu bản ghi IRS.

“Ngày chu kỳ” và “Ngày giao dịch” là gì và tại sao chúng quan trọng?

Ngày giao dịch là ngày có hiệu lực của giao dịch trên tài khoản thuế và ngày chu kỳ thể hiện ngày IRS xử lý giao dịch. Đôi khi những ngày này trùng nhau, đôi khi không. Bạn đã bao giờ xem bản ghi tài khoản thuế và tự hỏi chẳng hạn: "Tại sao IRS lại gửi hóa đơn ghi ngày 1 tháng 30 trong khi khoản thanh toán được thực hiện vào ngày 30 tháng 30 vẫn ở ngay trên tài khoản?" Để tìm lời giải thích, bạn có thể cần xem ngày chu kỳ của giao dịch thanh toán, nếu có, thay vì ngày giao dịch. Bởi vì hệ thống IDRS thường sử dụng ngày giao dịch để tự động tính toán tiền phạt và tiền lãi, nên điều quan trọng là một số giao dịch nhất định, chẳng hạn như nhận tờ khai thuế, tín dụng hoặc thanh toán thuế, phải có ngày giao dịch chính xác – mặc dù vậy việc xử lý giao dịch có thể xảy ra muộn hơn nhiều. Mặc dù bảng điểm tài khoản hiện có thể phản ánh khoản thanh toán ngày 1 tháng XNUMX, nhưng ngày chu kỳ có thể cho thấy khoản thanh toán ngày XNUMX tháng XNUMX chưa được xử lý hoặc “đăng” vào tài khoản thuế cho đến sau khi thông báo ngày XNUMX tháng XNUMX được ban hành.

Mặc dù ngày giao dịch rất quan trọng nhưng đôi khi ngày chu kỳ cũng quan trọng không kém. Ví dụ, hãy xem xét tình huống xảy ra khi một khoản thanh toán vượt mức được áp dụng cho một khoản nợ trên một tài khoản khác. Mặc dù ngày giao dịch (ngày được khấu trừ cho mục đích tính lãi và tiền phạt) có thể sớm hơn đáng kể, ngày chu kỳ áp dụng khoản thanh toán vượt mức sẽ là ngày thích hợp nhất khi xác định thời điểm nộp thuế. Theo sổ tay hướng dẫn doanh thu nội bộ (IRM) 25.6.1.7.2(5), khoản thanh toán vượt mức được ghi nhận vào khoản thanh toán thiếu của một năm khác hoặc vào một loại thuế khác sẽ cấu thành khoản thanh toán vào ngày khoản khấu trừ được cho phép. Trong trường hợp này, ngày chu kỳ thường là ngày thích hợp nhất để xác định thời điểm nộp thuế vì mục đích của quy tắc hai năm liên quan đến yêu cầu hoàn lại tiền.

Mặc dù ngày chu kỳ có thể cung cấp thông tin hữu ích nhưng ngày chu kỳ không phải lúc nào cũng hiển thị trên bản ghi bên ngoài và khi có, chúng có thể gây nhầm lẫn cho người nộp thuế hiểu. Các khoản thanh toán bên dưới xuất hiện giống như trên bản ghi sử dụng nội bộ của IRS – bao gồm ngày chu kỳ. Ngày chu kỳ, như được đánh dấu bên dưới, bao gồm năm chu kỳ (2019), tuần chu kỳ (tuần 46 của năm 2019) và ngày trong tuần chu kỳ (ngày 5). Lưu ý: Sau ngày 1 tháng 2012 năm 01, tuần theo chu kỳ sẽ diễn ra từ Thứ Sáu đến Thứ Năm như sau, chẳng hạn Thứ Sáu là ngày 02, bỏ qua Thứ Bảy và Chủ Nhật, chẳng hạn Thứ Hai là ngày XNUMX, v.v.

706 10202017 $500.00-      20194605

706 11182017 $500.00-      20194605

Mặc dù các khoản thanh toán này lần lượt được ghi ngày 20 tháng 2017 năm 18 và ngày 2017 tháng 2019 năm 16, biểu đồ Chu kỳ Đăng ký năm XNUMX (có sẵn trong phần XNUMX của IRS Tài liệu 6209, Hướng dẫn tham khảo thông tin ADP và IDRS), phản ánh rằng các khoản thanh toán này thực sự đã được áp dụng cho tài khoản vào ngày 14 tháng 2019 năm XNUMX – một sự khác biệt đáng kể về thời gian khi xem xét quy chế hoàn trả giới hạn được kích hoạt bởi ngày thanh toán được áp dụng.

Chu kỳ đăng bài năm 2019

Các bản ghi mà IRS cung cấp cho công chúng không cung cấp các ngày chu kỳ một cách nhất quán. Trên thực tế, các giao dịch thanh toán tương tự được thảo luận ở trên sẽ xuất hiện trên bản ghi bên ngoài như được hiển thị bên dưới, có thể tạo ra nhận thức sai lầm rằng thời hiệu đã hết hạn để hoàn trả các khoản thanh toán này.

706 Tín dụng được chuyển từ                     10-20-2017       - $ 500.00

 1040 201412

706 Tín dụng được chuyển từ                     11-18-2017         - $ 500.00

 1040 201412

Để cung cấp cho người nộp thuế và người đại diện thông tin đầy đủ nhất có thể, tôi ủng hộ việc đưa ngày chu kỳ vào tất cả các giao dịch trong bản ghi hoặc tốt hơn là chuyển đổi ngày chu kỳ thành ngày truyền thống sẽ được phản ánh trên bản ghi là “ ngày xử lý” để cải thiện sự rõ ràng.

Tại sao thông tin tài khoản thuế trên bảng điểm của tôi không khớp với hồ sơ của tôi?

Bản ghi Bản ghi Tài khoản sẽ hiển thị thông tin cụ thể từ tờ khai thuế - hoặc số tiền đã sửa do bất kỳ thay đổi nào đối với tờ khai do yêu cầu của người nộp thuế hoặc quyết định của IRS.

** THÔNG TIN TỪ TRẢ LẠI HOẶC NHƯ ĐIỀU CHỈNH **

Đây là điều đáng chú ý nếu người nộp thuế thấy cần phải nộp bản khai thuế sửa đổi. Số liệu của IRS phải được sử dụng làm điểm bắt đầu trên Mẫu 1040-X, Tờ khai thuế thu nhập cá nhân Hoa Kỳ sửa đổi, khi yêu cầu bất kỳ điều chỉnh tài khoản tiếp theo nào - nếu không, vấn đề xử lý có thể xảy ra.

Nếu bản ghi tài khoản thuế phản ánh sự điều chỉnh về thuế, bạn có thể thấy rằng tổng thu nhập đã điều chỉnh, thu nhập chịu thuế hoặc các mục khác thể hiện trên bản ghi không còn phù hợp nữa. Nếu điều này xảy ra, có thể đó là kết quả của cách điều chỉnh thuế trước đó được nhập vào hệ thống của IRS. Khi nhân viên IRS thực hiện điều chỉnh thuế, họ thường sẽ nhập số tham chiếu tín dụng tương ứng (từ phần 8C của Tài liệu 6209, như được hiển thị bên dưới), để cho hệ thống IDRS biết loại và số lượng các mặt hàng trả lại đang được điều chỉnh để tạo ra khoản điều chỉnh thuế liên quan. Tuy nhiên, hệ thống IDRS sẽ chấp nhận nhiều điều chỉnh tài khoản có hoặc không có các mã này, dẫn đến tình huống trong đó tổng thu nhập đã điều chỉnh, thu nhập chịu thuế hoặc các khoản mục khác, nếu không được điều chỉnh phù hợp cùng với thuế, sẽ không còn phù hợp với số tiền thuế. thể hiện trên biên bản. Khi nộp Biểu mẫu 1040-X, hãy sử dụng các số từ bản ghi IRS để hoàn thành cột A, đặc biệt đảm bảo rằng thuế khớp với thuế được tính từ các giao dịch bản ghi IRS. Bằng cách nhập số tiền chính xác vào cột C và đặt phần chênh lệch vào cột B, IRS phải đảm bảo rằng tất cả các điều chỉnh cần thiết được thực hiện để đưa thuế và các mục hoàn trả tương ứng về số tiền thích hợp và chính xác khi xử lý tờ khai đã sửa đổi.

Ví dụ về số tham chiếu tín dụng hợp lệ

Tại sao tôi nhận được hóa đơn khi bảng điểm của tôi cho biết số dư tài khoản đã bị xóa?

IRM 21.6.8.2 thảo luận về các tình huống sẽ tạo ra một tài khoản chia đôi. Một số nhất lý do phổ biến bao gồm phá sản, đề nghị thỏa hiệp và vợ/chồng vô tội; tuy nhiên, điều này cũng có thể xảy ra vì những lý do khác - một người phối ngẫu kháng cáo hoặc yêu cầu điều chỉnh việc kiểm tra trong khi người kia thì không, một người phối ngẫu được xác định là "hiện không thể thu được" trong khi người kia thì không, v.v. Khi đánh giá thuế được chia nhỏ hoặc phản ánh , trách nhiệm pháp lý sẽ được xóa khỏi tài khoản thuế chung và số tiền trách nhiệm pháp lý thích hợp sẽ được chuyển vào các tài khoản riêng (MFT 31) theo mã số thuế của mỗi vợ/chồng. Tương tự, điều này cũng có thể xảy ra đối với thanh toán trách nhiệm chung khi cần thiết.

Đôi khi các tài khoản này chỉ được phân chia, cho phép IRS theo đuổi việc thu số tiền thích hợp từ mỗi người phối ngẫu - những lần khác, các tài khoản này được "sao chép", cho phép IRS theo đuổi việc thu nợ riêng biệt từ một trong hai người phối ngẫu. Quá trình phản chiếu được áp dụng để ngăn IRS vô tình thu quá mức khi cả hai vợ chồng đều chịu trách nhiệm về nghĩa vụ thuế như nhau đối với các tài khoản được tạo riêng này.

Thật không may, các tài khoản được chia nhỏ/sao chép có thể gây nhầm lẫn cho người dùng bản ghi bên ngoài. Điều này là do tài khoản chung thường phản ánh lời giải thích tường thuật “xóa số dư đến hạn” như minh họa bên dưới. Thêm vào đó là sự nhầm lẫn, các tài khoản riêng biệt này không có sẵn để xem hoặc truy xuất thông qua hệ thống bảng điểm bên ngoài của IRS. Người nộp thuế và người đại diện có thể không biết rằng có tồn tại các tài khoản bị chia/sao chép, cản trở các hoạt động giải quyết tài khoản đúng đắn và phù hợp. Tôi hiện đang ủng hộ IRS cung cấp các bản ghi tài khoản thuế này để truy xuất và/hoặc thay đổi lời giải thích TC 604 để giải thích phù hợp hơn về hoạt động tài khoản này, cảnh báo cho người nhận bản ghi rằng có một tài khoản khác tồn tại. Hiện tại, phương pháp tốt nhất để xác định xem có tồn tại một tài khoản khác hay không là tìm TC 971, trong đó có phần giải thích tường thuật liên quan đến việc chuyển giao trách nhiệm pháp lý. Trong những trường hợp này, bạn sẽ cần liên hệ với IRS để bảo mật thông tin về các tài khoản được tạo riêng này. Trên thực tế, các tài khoản đã bị xóa sẽ không chứa TC 971 đề cập đến việc chuyển số dư.

400 Chuyển tài khoản ra 12-08-2021 -$10,000.00

402 Chuyển tài khoản vào ngày 12-08-2021 $10,000.00

971 Số dư được chuyển sang tài khoản trách nhiệm chia đôi 12-22-2021 $0.00

604 Xóa số dư đến hạn ngày 12-22-2021 -$10,000.00

Kết luận

Mặc dù tôi đã thảo luận về một số mục có thể dẫn đến nhầm lẫn nhưng tôi chắc chắn rằng còn có rất nhiều mục khác. Nhiều câu hỏi có thể được trả lời bằng cách sử dụng IRS Tài liệu 6209, Hướng dẫn tham khảo thông tin ADP và IDRS. TAS tiếp tục hợp tác với IRS để cải thiện chất lượng bản ghi và làm cho bản ghi thân thiện hơn với khách hàng IRS. Bạn có thể giúp đỡ bằng cách cung cấp cho chúng tôi thông tin phản hồi của bạn. Mọi quan ngại hoặc đề xuất nhằm cải thiện sản phẩm bản ghi đều có thể được chuyển tiếp tới chúng tôi thông qua Hệ thống quản lý vận động có hệ thống (SAMS).

Người nộp thuế đủ điều kiện có thể liên hệ với Phòng khám dành cho người nộp thuế thu nhập thấp (LITC) để được hỗ trợ. LITC là độc lập từ IRS và TAS. LITC đại diện cho những cá nhân có thu nhập dưới một mức nhất định và cần giải quyết các vấn đề về thuế với IRS. LITC là một nguồn lực tuyệt vời và có thể đại diện cho người nộp thuế trong các cuộc kiểm toán, kháng cáo và tranh chấp về thu thuế trước IRS và trước tòa, bao gồm cả Tòa án Thuế. Ngoài ra, LITC có thể cung cấp thông tin về quyền và trách nhiệm của người nộp thuế bằng các ngôn ngữ khác nhau cho những cá nhân nói tiếng Anh như ngôn ngữ thứ hai. LITC không được tính phí nhiều hơn mức phí danh nghĩa cho dịch vụ của họ. Để biết thêm thông tin hoặc tìm LITC gần bạn, hãy truy cập www.taxpayeradvocate.irs.gov/litc hoặc xem Ấn phẩm IRS 4134, Danh sách phòng khám dành cho người nộp thuế thu nhập thấp. Ấn phẩm này cũng có sẵn trực tuyến tại www.irs.gov/forms-pubs hoặc bằng cách gọi tới số điện thoại miễn phí của IRS theo số 800-TAX-FORM (800-829-3676).