Khi IRS hướng người nộp thuế sử dụng các công cụ kỹ thuật số tự trợ giúp, cần phải đưa “quy tắc về hộp thư theo luật định” vào thế kỷ 21. Hiện nay, quy định về hộp thư theo luật định ở IRC § 7502 không áp dụng cho việc truyền điện tử nhiều tài liệu và khoản thanh toán nhạy cảm về thời gian cho IRS. Quy tắc quy định rằng nếu đáp ứng các yêu cầu đặt ra trong quy chế thì tài liệu hoặc khoản thanh toán sẽ được coi là đã được nộp hoặc thanh toán vào ngày đóng dấu bưu điện trên phong bì. Nếu ngày đóng dấu bưu điện vào hoặc trước ngày cuối cùng của khoảng thời gian quy định để nộp chứng từ hoặc thanh toán thì chứng từ hoặc thanh toán đó được coi là nộp hoặc thanh toán đúng hạn ngay cả khi nó được nhận sau ngày đến hạn. Hơn nữa, IRC § 7502(c) quy định rằng thư đã đăng ký hoặc được chứng nhận hoặc các phương thức được Bộ trưởng Tài chính cho là tương đương về cơ bản là bằng chứng hiển nhiên về việc gửi thư. Quy tắc này áp dụng cho các tài liệu và khoản thanh toán được gửi qua Bưu điện Hoa Kỳ, các dịch vụ chuyển phát tư nhân được chỉ định và các máy chuyển trả lại điện tử. Tuy nhiên, quy chế và quy định theo đó không mở rộng quy tắc này sang các hình thức truyền tải điện tử khác.

Theo truyền thống, người nộp thuế chủ yếu liên lạc với IRS qua thư, điện thoại hoặc tương tác trực tiếp. Tuy nhiên, các kế hoạch của IRS đang được tiến hành tốt để tăng cường tương tác kỹ thuật số với người nộp thuế. Các tương tác kỹ thuật số gia tăng như vậy bao gồm:

• Tài liệu được fax.
• Ứng dụng tài khoản trực tuyến. IRS đã ra mắt và tiếp tục phát triển hơn nữa các khả năng cho ứng dụng tài khoản người đóng thuế trực tuyến. Các khả năng trong tương lai bao gồm khả năng người nộp thuế “tự sửa lỗi”, dự kiến ​​sẽ cho phép người nộp thuế và người đại diện được ủy quyền của họ gửi tài liệu trực tuyến.
• Truyền thông kỹ thuật số của người nộp thuế. Một số tổ chức trong IRS, bao gồm Dịch vụ Bênh vực Người nộp thuế và Kỳ thi dành cho Doanh nghiệp Nhỏ/Tư doanh, đang tiến hành thí điểm hệ thống Nhắn tin Bảo mật Truyền thông Kỹ thuật số cho Người nộp thuế (TDC). TDC cho phép người nộp thuế gửi và nhận email trực tuyến điện tử, cùng với một số tài liệu kỹ thuật số nhất định, thông qua một cổng thông tin an toàn.
• Thanh toán điện tử. Người nộp thuế có thể thực hiện thanh toán tới IRS bằng nhiều cách khác nhau, bao gồm các phương pháp điện tử như:
  • Thanh toán bằng thẻ tín dụng và thẻ ghi nợ;
  • Thanh toán trực tiếp, khi tiền được ghi nợ từ tài khoản ngân hàng của người nộp thuế; Và
  • Hệ thống thanh toán thuế liên bang điện tử (EFTP).

Dựa trên các cuộc thảo luận với Văn phòng Luật sư trưởng của IRS, TAS hiểu rằng quan điểm của IRS về việc truyền tài liệu và thanh toán kỹ thuật số không viện dẫn quy tắc hộp thư của IRC § 7502. Do đó, ngày người nộp thuế gửi tài liệu là không liên quan, thậm chí khi người nộp thuế cung cấp bằng chứng về việc chuyển giao. IRS sẽ chỉ xem xét ngày IRS thực sự nhận được nó. Lý do đằng sau quyết định này, như được Văn phòng Luật sư trưởng trình bày với Cơ quan Bênh vực Người nộp thuế Quốc gia, là mọi người có thể sửa đổi ngày tháng trên máy fax và máy tính.

Người nộp thuế sử dụng EFTPS phải đối mặt với sự đối xử đặc biệt bất lợi. Các trang web EFTPS hiển thị cảnh báo sau: “Các khoản thanh toán sử dụng trang Web này hoặc hệ thống phản hồi bằng giọng nói của chúng tôi phải được lên lịch trước 8 giờ tối theo giờ ET một ngày trước ngày đáo hạn IRS sẽ nhận được kịp thời. Tiền sẽ chuyển ra khỏi tài khoản ngân hàng của bạn vào ngày bạn chọn để thanh toán.” (Nhấn mạnh vào bản gốc.) Giới hạn này áp dụng cho tất cả các khoản thanh toán. Giả sử người nộp thuế nợ số dư đến hạn vào ngày 15 tháng 15. Nếu người nộp thuế gửi khoản thanh toán cho IRS trước nửa đêm ngày 8 tháng 14 thì khoản thanh toán sẽ được coi là kịp thời, mặc dù có thể mất khoảng một tuần cho đến khi IRS nhận được, mở và gửi. và xử lý việc kiểm tra. Nếu cô ấy gửi khoản thanh toán trên EFTPS, khoản thanh toán sẽ bị coi là trễ nếu cô ấy gửi giao dịch sau 28 giờ tối ngày 16 tháng XNUMX (sớm hơn XNUMX giờ), mặc dù khoản thanh toán sẽ được ghi nợ từ tài khoản của cô ấy vào ngày XNUMX tháng XNUMX – sớm hơn khoảng một tuần so với thời điểm đó. nếu cô ấy gửi nó qua đường bưu điện.

Sự khác biệt này trong việc xử lý các khoản thanh toán được gửi qua đường bưu điện và gửi bằng điện tử không có ý nghĩa gì. So với séc gửi qua thư, thanh toán điện tử được nhận nhanh hơn, xử lý rẻ hơn và loại bỏ nguy cơ séc gửi qua thư bị thất lạc hoặc bị thất lạc. Tuy nhiên, thay vì khuyến khích người nộp thuế sử dụng EFTPS, thời hạn tương đối đóng vai trò ngăn cản.

Việc xử lý tương đối bất lợi đối với các tài liệu và thanh toán được gửi bằng điện tử làm suy yếu nỗ lực của IRS nhằm khuyến khích sử dụng nhiều hơn các dịch vụ kỹ thuật số. Trên thực tế, nếu không có phiên bản điện tử của quy tắc hộp thư theo luật định, những người hành nghề có thể ngần ngại gửi bất kỳ tài liệu hoặc khoản thanh toán điện tử nào nhạy cảm về thời gian vì sợ phạm sai lầm. Hơn nữa, những người nộp thuế không có trình độ hoặc thiếu hiểu biết có thể bị tổn hại vì họ cho rằng ngày gửi tài liệu kỹ thuật số hoặc khoản thanh toán sẽ kiểm soát. Việc sử dụng phương pháp kỹ thuật số có thể làm tổn hại đến quyền và sự bảo vệ của người nộp thuế, đặc biệt là quyền thách thức quan điểm của IRS và được lắng nghe. Nó cũng tác động đến quyền của người nộp thuế được hưởng một hệ thống thuế công bằng và chính đáng vì việc truyền tài liệu và thanh toán điện tử tạo điều kiện thuận lợi cho việc nộp tài liệu và thanh toán kịp thời. Nếu IRS muốn khuyến khích người nộp thuế sử dụng các phương thức gửi và thanh toán tài liệu kỹ thuật số thì người nộp thuế phải có các biện pháp bảo vệ tương tự khi họ gửi bằng phương thức điện tử giống như khi họ gửi tài liệu qua đường bưu điện hoặc kiểm tra qua Bưu điện Hoa Kỳ hoặc dịch vụ chuyển phát được chỉ định.

Ngay cả Tòa án Thuế ở Pearson kiện Ủy viên, 149 TC số 20 (29/2017/21), nhận thấy sự cần thiết phải đưa quy định về hộp thư theo luật định vào thế kỷ 7502. Tòa án, ngồi banc, cho rằng bưu phí được mua qua internet và dán vào phong bì sẽ tạo ra dấu bưu điện riêng kể từ ngày mua nhằm mục đích tuân theo các quy định được ban hành theo IRC § XNUMX.

Theo đó, trong báo cáo thường niên năm 2017 của mình, tôi đã đưa ra khuyến nghị pháp lý sửa đổi IRC § 7502 để giải quyết những vấn đề này. Cụ thể, tôi đã đề nghị Quốc hội sửa đổi quy chế để chỉ đạo Bộ trưởng ban hành các quy định áp dụng quy tắc hộp thư tương đương với các tài liệu và khoản thanh toán do người nộp thuế gửi bất kể chúng được gửi bằng điện tử hay qua đường bưu điện. Cụ thể, các quy định phải quy định mức độ mà việc xác nhận hoặc nhận chuyển phát điện tử mang lại sự bảo vệ tương tự như dấu bưu điện từ Bưu điện Hoa Kỳ hoặc dịch vụ chuyển phát được chỉ định khác. Hơn nữa, các quy định phải cung cấp các phương tiện để người nộp thuế có thể truyền tài liệu bằng điện tử và nhận biên lai hoặc xác nhận là bằng chứng hiển nhiên cho thấy IRS đã nhận được tài liệu hoặc khoản thanh toán vào ngày được phản ánh trên biên nhận.

Khi soạn thảo hướng dẫn hành chính và chính sách liên quan đến xác nhận fax, điều quan trọng cần lưu ý là các hình phạt hình sự theo IRC § 7206 đối với việc làm sai lệch hồ sơ sẽ áp dụng cho các biên lai và xác nhận nộp điện tử này theo cách tương tự như đối với các hồ sơ của người đóng thuế khác. Do đó, IRS nên cân nhắc việc cho phép người nộp thuế sử dụng máy fax cá nhân của họ và yêu cầu người nộp thuế đưa ra tuyên bố, có chữ ký theo hình phạt nếu khai man, về tính chính xác của dấu ngày trên bản xác nhận fax nếu ngày nhận IRS trở thành vấn đề. .