IRS đang thiết kế lại Mẫu W-4, Giấy chứng nhận khấu trừ thuế của nhân viên. Những thay đổi đối với biểu mẫu này sẽ ảnh hưởng đến hầu hết mọi nhân viên và người sử dụng lao động, có thể nhiều hơn một lần mỗi năm. Khi một người bắt đầu một công việc mới hoặc tình hình thuế của người đó thay đổi (ví dụ, do sinh con, tăng lương, kết hôn hoặc mua nhà), người đó có thể được IRC § 3402(f)(2) yêu cầu điền vào Mẫu W-4 mới và đưa cho người đó hoặc chủ nhân của cô ấy. Người sử dụng lao động sử dụng số “phụ cấp” được yêu cầu trên Mẫu W-4 để tính toán (dựa trên bảng IRS) số tiền trong mỗi phiếu lương phải giữ lại và gửi cho IRS.

Nếu nhân viên yêu cầu quá nhiều phụ cấp, họ sẽ bị khấu trừ thuế quá ít (tức là, bị khấu trừ dưới mức) và cũng vi phạm IRC § 3402, trong khi nếu họ yêu cầu quá ít khoản trợ cấp, họ sẽ bị khấu lưu thuế quá nhiều (tức là, bị giữ lại quá mức). Họ có thể tránh bị phạt nộp thiếu theo IRC § 6654 nếu (1) họ nợ ít hơn $1,000 tiền thuế sau khi trừ đi khoản khấu trừ và thuế ước tính, hoặc (2) số tiền bị giữ lại ít nhất là 90% nghĩa vụ thuế của họ đối với hiện tại. năm hoặc 100 phần trăm (hoặc 110 phần trăm đối với người nộp thuế có thu nhập cao hơn) nghĩa vụ thuế ghi trên tờ khai thuế của họ cho năm trước, tùy theo mức nào nhỏ hơn.

Hầu hết nhân viên đều bị giữ lại quá mức. Theo báo cáo của Văn phòng trách nhiệm chính phủ (GAO) (trang 13), 76 phần trăm đã được khấu lưu quá mức cho năm tính thuế (TY) 2017, nhưng con số này dự kiến ​​sẽ giảm xuống 73 phần trăm cho năm TY 2018, một phần do những thay đổi mà IRS thực hiện đối với bảng khấu lưu vào mùa xuân năm ngoái.

Về mặt lịch sử, số lượng trợ cấp tương đối dễ tính toán vì nó gắn liền với số lượng miễn trừ cá nhân mà một người có thể yêu cầu, cộng với bất kỳ khoản trợ cấp bổ sung nào cần thiết để tính các khoản khấu trừ được chia thành từng khoản. Bởi vì Luật công 115-97, Đạo luật việc làm và cắt giảm thuế (TCJA), đặt mức miễn thuế cá nhân là 31 cho các năm tính thuế bắt đầu sau ngày 2017 tháng 1 năm 2026 và trước ngày 11041 tháng 2 năm 2019, nên không còn bất kỳ mối liên hệ nào giữa miễn trừ và trợ cấp . Hơn nữa, Mục XNUMX(f)(XNUMX) của TCJA cho biết Bộ Tài chính phải thực hiện các thay đổi liên quan đến khấu trừ trước năm XNUMX. Do đó, biểu mẫu này cần được xem xét lại.

Mùa xuân năm nay, IRS đã ban hành Thông báo 2018-14, cho biết hiện tại, các nhà tuyển dụng có thể tiếp tục sử dụng phiên bản trước của Biểu mẫu W-4, nhưng họ sẽ sớm sửa đổi biểu mẫu và cải thiện biểu mẫu trực tuyến “máy tính khấu trừ.” Vào tháng 6, IRS đã công bố một dự thảo Mẫu W-2019 4 và hướng dẫn, và vào tháng 7 nó đã yêu cầu bình luận. Nó đề xuất sửa đổi Mẫu W-4 “để loại bỏ sự phụ thuộc vào sự miễn trừ cá nhân và số lượng trợ cấp khấu trừ riêng biệt…”. Thay vì các khoản phụ cấp, dự thảo Mẫu W-4 sẽ cung cấp “khoản khấu trừ chính xác hơn bằng cách giải quyết trực tiếp các khoản tín dụng, thu nhập khác, các khoản khấu trừ và cơ cấu thuế suất từng phần…” IRS cho biết cách tiếp cận này “làm giảm sự phức tạp cho nhân viên bằng cách cho phép họ báo cáo trực tiếp các khoản tín dụng thuế và điều chỉnh thu nhập, thay vì sử dụng bảng tính để chuyển đổi các mục này thành trợ cấp khấu trừ.”

Những người bình luận cho rằng dự thảo Mẫu W-4 đã vi phạm quyền riêng tư của nhân viên khi yêu cầu quá nhiều thông tin về thu nhập khác của họ, đặt quá nhiều trách nhiệm lên người sử dụng lao động trong việc tính toán số tiền cần khấu trừ và quá phức tạp và nặng nề, ngay cả khi có sự hỗ trợ của công cụ tính khấu trừ. , cũng yêu cầu quá nhiều thông tin từ nhân viên và quá phức tạp. [Nhiều nhận xét về dự thảo Mẫu W-2019 4 có trên trang quy định.gov (tại đây), nhưng những ý kiến ​​khác, chẳng hạn như nhận xét từ Viện CPA Hoa Kỳ (AICPA) (tại đây) và Hiệp hội Đại lý Đăng ký Quốc gia (NAEA) (ở đây) thì không. Liên kết này (tại đây) bao gồm các đoạn trích của nhận xét.]

Đáp lại những ý kiến ​​này, vào ngày 20 tháng 2018 năm XNUMX, IRS và Kho bạc đã đẩy lùi việc thiết kế lại lớn cho đến năm 2020 và vào tháng XNUMX, họ đã đưa ra một bản dự thảo Mẫu W-2019 năm 4 tương tự như phiên bản 2018. Sau đó, IRS đã ban hành Thông báo 2018-92, trong đó yêu cầu nhận xét về cách Kho bạc và IRS nên cập nhật các quy định khấu trừ và làm rõ rằng người nộp thuế có thể đưa vào ước tính khoản khấu trừ 20 phần trăm được phép cho các chủ sở hữu duy nhất và các doanh nghiệp thông qua theo IRC § 199A khi xác định khoản trợ cấp khấu trừ bổ sung. Nó cũng lưu ý rằng người đóng thuế có thể sử dụng công cụ tính tiền khấu lưu hoặc Ấn bản 505, Khấu trừ thuế và thuế ước tính, thay cho các bảng tính trong Mẫu W-4.

Vào giữa tháng 2020, IRS đã tổ chức một hội nghị bàn tròn để lắng nghe trực tiếp các bên liên quan trong và ngoài công ty về dự thảo Biểu mẫu W-4 năm 2019, trong đó nêu ra nhiều vấn đề tương tự như phiên bản dự thảo năm XNUMX. Phần còn lại của blog này xác định các vấn đề chính được nêu ra trong các cuộc thảo luận này.

Nhận xét về mức độ chi tiết cần thiết khi xác định số tiền cần giữ lại

Vấn đề về ngưỡng là mức độ chính xác (và độ phức tạp tương ứng) mà Mẫu W-4 yêu cầu. Không nên nhầm lẫn câu hỏi này với câu hỏi IRS nên cung cấp những công cụ nào để giúp nhân viên đạt được mức khấu lưu chính xác hơn mức yêu cầu tối thiểu, nếu họ mong muốn như vậy. Cung cấp các công cụ có thể hữu ích. Yêu cầu mọi người hiểu và sử dụng các công cụ phức tạp là một gánh nặng và không thực tế.

Dự thảo Mẫu W-2019 4 dường như yêu cầu độ chính xác cao hơn phiên bản 2018 vì nó yêu cầu thêm thông tin. Các câu hỏi bổ sung làm cho nó phức tạp và nặng nề hơn. Một số người góp ý cho rằng nhân viên sẽ bối rối và sẽ không gửi lại bản nháp vì nó yêu cầu những thông tin mà họ sẽ không có trong ngày đầu tiên đi làm.

Mặc dù có thể có một số nhân viên không ngại làm nhiều việc hơn để khiến khoản khấu lưu của họ trở nên “chính xác” hơn, nhưng những người bình luận cho biết Mẫu W-4 nên chuyển những tính toán đó sang một bảng tính tùy chọn, thay vì buộc mọi người phải tiết lộ thông tin thuế nhạy cảm cho người sử dụng lao động của họ. Bằng cách ký vào một biểu mẫu bao gồm nhiều chi tiết hơn, nhân viên sẽ khẳng định rằng thông tin đó chính xác và đầy đủ hơn theo “hình phạt khai man”. Điều này có thể không cần thiết vì mục đích duy nhất của biểu mẫu là đảm bảo nhân viên không bị khấu trừ dưới mức. Một số nhân viên cũng có thể cảm thấy họ phải cập nhật Biểu mẫu W-4 thường xuyên hơn nếu bất kỳ thông tin chi tiết nào trên biểu mẫu thay đổi, ngay cả khi họ không phải thay đổi khoản trợ cấp khấu lưu dựa trên biểu mẫu năm 2018.

Một số người bình luận cho rằng hầu hết nhân viên thích sự đơn giản hơn là độ chính xác hoàn hảo. Họ muốn được hoàn lại tiền thay vì khấu trừ số tiền phù hợp với nghĩa vụ thuế của họ. Nếu họ không được hoàn lại tiền, họ cho rằng người khai thuế của họ đã làm sai điều gì đó. Nhiều nhân viên chỉ cần khai thuế để được hoàn lại tiền (ví dụ: vì họ đủ điều kiện nhận Tín dụng Thuế Thu nhập kiếm được—một khoản tín dụng được hoàn lại cho người lao động nghèo) vẫn nộp Biểu mẫu W-4 để yêu cầu khấu trừ thuế, điều này không bắt buộc và chỉ làm tăng số tiền họ phải nộp. hoàn tiền cuối năm. Mặc dù một số nhân viên có thể cố tình sử dụng hệ thống thuế để tiết kiệm, nhưng những người khác có thể không hiểu khái niệm khấu trừ “phụ cấp” - một thuật ngữ kỹ thuật có thể khó nắm bắt đối với người bình thường.

Cách thông báo số tiền cần giữ lại: “Phụ cấp” so với thông tin thuế so với số tiền hoặc tỷ lệ phần trăm cụ thể

Các khoản phụ cấp đã lỗi thời, thiếu minh bạch và có thể gây nhầm lẫn và nặng nề.

Một vấn đề quan trọng khác là liệu nhân viên có nên tiếp tục thông báo cho người sử dụng lao động về số tiền cần khấu trừ bằng cách tính toán các khoản trợ cấp khấu trừ. Có lẽ các khoản trợ cấp được khấu trừ đơn giản hơn khi chúng được gắn với một điều gì đó cụ thể, chẳng hạn như số lượng người phụ thuộc (tức là, mọi người). Tuy nhiên, do việc miễn trừ người phụ thuộc đã bị đình chỉ nên các khoản trợ cấp giờ đây trừu tượng và lỗi thời hơn. Là những khái niệm trừu tượng, chúng cũng có thể gây nhầm lẫn. Ví dụ: khoản trợ cấp khấu trừ “bằng 0” nghe có vẻ ít khấu trừ hơn “bốn”, nhưng thực tế là nhiều hơn.

Phụ cấp cũng thiếu minh bạch. Ngay cả khi nhân viên nhận ra rằng nhiều khoản phụ cấp hơn có nghĩa là ít thuế bị khấu lưu hơn, họ thường sẽ không biết kết quả khấu lưu từ bất kỳ số khoản phụ cấp cụ thể nào cho đến khi họ nhìn thấy tiền lương của mình.

Sự thiếu minh bạch này có thể tạo ra gánh nặng không cần thiết. Do có sẵn phần mềm thuế, công cụ khai thuế và các tài nguyên tương tự để giúp người nộp thuế tính toán nghĩa vụ thuế của họ, một số nhân viên có thể dễ dàng ước tính số tiền họ sẽ nợ thuế trong năm tới hơn là tính toán chính xác số tiền phụ cấp để yêu cầu bồi thường.

Ví dụ: tôi phải mất ba phép tính trong ba kỳ lương để tìm ra số lượng phụ cấp cần yêu cầu. Tương tự, một nhân viên của tôi cảm thấy không thoải mái khi sử dụng W-4 do phần mềm thuế của anh ta tạo ra vì nó gợi ý rằng anh ta yêu cầu các khoản trợ cấp sẽ khiến anh ta bị khấu lưu dưới mức và vợ anh ta yêu cầu các khoản trợ cấp sẽ khiến cô bị khấu lưu quá mức.

Việc yêu cầu mọi người tính toán các khoản trợ cấp thay vì số tiền khấu lưu chính xác hợp lý khiến một số người cảm thấy như thể họ phải sử dụng Mẫu W-4 và các bảng tính trong đó (hoặc Ấn bản 505 hoặc công cụ tính khấu lưu)—một quy trình có thể giống như họ phải đóng thuế hai lần. Khi Biểu mẫu W-4 và các bảng tính cơ bản trở nên phức tạp hơn, việc yêu cầu mọi người sử dụng chúng thay vì các tài nguyên mà họ sử dụng để khai thuế sẽ trở nên nặng nề hơn.

Mặt khác, việc sử dụng các khoản phụ cấp có lợi ích hạn chế là che giấu chính xác số tiền khấu trừ mà nhân viên đã yêu cầu. Điều này có thể bảo vệ sự riêng tư của nhân viên ở một mức độ nào đó. Để biết số tiền chính xác, bên thứ ba cũng cần biết mức lương của nhân viên và xem lại bảng khấu trừ của IRS.

Tuy nhiên, bên thứ ba không cần biết mức lương của một người để biết rằng nhiều khoản phụ cấp hơn sẽ dẫn đến việc khấu trừ ít hơn. Hơn nữa, loại mặt nạ này có thể đạt được theo những cách khác. Ví dụ: nếu Mẫu W-4 yêu cầu người sử dụng lao động giữ lại một tỷ lệ phần trăm của mỗi khoản thanh toán, số tiền chính xác sẽ được che giấu tương tự trừ khi bên thứ ba cũng biết nhân viên được trả bao nhiêu.

Việc tiết lộ thông tin thuế cho người sử dụng lao động sẽ mang tính xâm phạm và gây gánh nặng cho người sử dụng lao động và người lao động.

Một giải pháp thay thế cho các khoản phụ cấp đã được dự thảo W-2019 4 thông qua là để nhân viên tiết lộ thu nhập, tín dụng và các khoản khấu trừ khác trên W-4 và sau đó người sử dụng lao động sẽ tìm ra số tiền cần giữ lại. Những người bình luận cho biết điều này làm dấy lên lo ngại về quyền riêng tư, tiết lộ, sự phức tạp và gánh nặng cho cả nhân viên và người sử dụng lao động.

Những người bình luận cho biết nhân viên không biết họ sẽ có thu nhập, các khoản khấu trừ và tín dụng nào, không thực sự hiểu các điều khoản này và không muốn có trách nhiệm phải ước tính chúng trước cuối năm. Quan trọng hơn, họ không muốn người sử dụng lao động biết vợ/chồng của họ kiếm được bao nhiêu hoặc họ có công việc thứ hai cho thấy sự thiếu cam kết với người sử dụng lao động và thậm chí có thể đi ngược lại chính sách của công ty.

Tương tự như vậy, người sử dụng lao động không muốn có trách nhiệm phải tính toán số tiền cần giữ lại dựa trên thu nhập, các khoản khấu trừ và tín dụng của nhân viên. Họ không muốn phải đặt câu hỏi về số liệu của nhân viên. Họ cũng không muốn trở thành mục tiêu của những kẻ trộm danh tính—hoặc thậm chí là trát đòi hầu tòa để hỗ trợ các chủ nợ của nhân viên—bằng cách nắm giữ thêm thông tin tài chính cá nhân về nhân viên của họ.

Để giảm thiểu thông tin được cung cấp cho người sử dụng lao động, IRS có thể cho phép công cụ tính khấu lưu in Biểu mẫu W-4 được điền trước chỉ có kết quả. Nếu IRS cần thêm thông tin để chứng minh kết quả, máy tính có thể in mã trên Biểu mẫu W-4 mà IRS có thể liên kết lại với thông tin mà nhân viên đã nhập vào máy tính. Tuy nhiên, không phải ai cũng muốn sử dụng máy tính và không phải ai cũng có quyền truy cập vào nó khi họ cần gửi Biểu mẫu W-4.

Việc tiết lộ số tiền cần giữ lại sẽ đơn giản và dễ hiểu hơn.

Có lẽ cách đơn giản nhất để nhân viên nói với người sử dụng lao động số tiền phải khấu trừ là cung cấp cho người sử dụng lao động một con số cụ thể hoặc tỷ lệ phần trăm được khấu trừ từ mỗi phiếu lương. Nhân viên sẽ không phải tính toán có bao nhiêu khoản phụ cấp để yêu cầu hoặc hy vọng rằng khoản phụ cấp đó tạo ra đủ khoản khấu trừ để tránh bị phạt khấu lưu dưới mức. Ví dụ: nhân viên có thể chỉ cần yêu cầu khấu trừ ít nhất 100% nghĩa vụ thuế của mình trong năm trước (hoặc 110% đối với những người có thu nhập cao), điều này sẽ tránh bị phạt ngay cả khi ước tính số tiền hiện tại của họ- nghĩa vụ nộp thuế năm được chứng minh là sai.

Nhân viên có thể dựa vào người khai thuế, phần mềm thuế, các biểu mẫu thuế, bảng tính hoặc máy tính khấu trừ thuế hiện có để đưa ra con số chính xác hơn có thể dễ dàng chuyển sang Biểu mẫu W-4, dưới dạng số thô hoặc phần trăm của mỗi loại. tiền lương. Như đã lưu ý ở trên, đây là điều mà một số nhân viên đã làm, nhưng sự thiếu minh bạch hiện tại về số tiền khấu trừ sẽ dẫn đến mỗi khoản trợ cấp đã cản trở nỗ lực của họ. Hơn nữa, một số nhân viên có thể cảm thấy như họ đang làm sai khi ký theo hình phạt về tội khai man rằng số phụ cấp mà họ yêu cầu là chính xác dựa trên hướng dẫn W-4 mà họ chưa đọc và các bảng tính mà họ chưa điền. Do đó, việc thay thế một chứng nhận đơn giản chỉ khẳng định rằng họ đang yêu cầu khấu trừ đủ (chứ không phải các khoản trợ cấp) có thể xoa dịu mọi lo ngại như vậy.

Vẫn còn quá sớm để biết IRS sẽ giải quyết những nhận xét này như thế nào. Tuy nhiên, nó đang hướng tới việc thử nghiệm và phát hành một bản dự thảo khác Mẫu W-4 vào đầu năm tới, vì vậy hãy chú ý theo dõi các bản cập nhật. Đây chắc chắn là một vấn đề đầy thách thức và như chúng tôi đã lưu ý, một vấn đề ảnh hưởng đến đại đa số người nộp thuế cá nhân.