Việc một công nhân là nhân viên hay nhà thầu độc lập phụ thuộc vào mối quan hệ giữa công nhân và doanh nghiệp.

Khi một người lao động được phân loại là nhân viên, chủ lao động phải khấu trừ thuế thu nhập cũng như thuế An sinh Xã hội và Medicare từ tiền lương của người lao động. Người lao động và chủ lao động mỗi bên đóng góp một tỷ lệ phần trăm tiền lương của người lao động để nộp thuế An sinh Xã hội và Medicare (thường được gọi là thuế theo Đạo luật Đóng góp Bảo hiểm Liên bang (FICA)). Chủ lao động cũng phải nộp thuế thất nghiệp theo Đạo luật Thuế Thất nghiệp Liên bang (FUTA) trên tiền lương của người lao động. Khi một người lao động được phân loại là nhà thầu độc lập, người lao động có trách nhiệm nộp thuế thu nhập và toàn bộ khoản đóng góp cho thuế An sinh Xã hội và Medicare.

Một doanh nghiệp thường không phải khấu trừ hoặc trả bất kỳ khoản thuế liên bang nào đối với các khoản thanh toán cho nhà thầu độc lập.

Làm thế nào để xác định một nhân viên hay một nhà thầu độc lập?

IRS đã tạo Ấn phẩm 15-A, Hướng dẫn Thuế Bổ sung của Nhà tuyển dụng, để hỗ trợ đưa ra quyết định này. Mục 2 nêu rằng mức độ kiểm soát mà doanh nghiệp thể hiện đối với hành vi và tài chính của người lao động, cũng như loại hình hoặc mối quan hệ tồn tại giữa các bên, là những yếu tố cần được xem xét để xác định xem có mối quan hệ người sử dụng lao động/người lao động hay không.

Những người lao động tin rằng họ đã được phân loại không đúng cách thường phải nhận được quyết định về tình trạng lao động từ IRS bằng cách hoàn thành và nộp Mẫu SS-8, Xác định tình trạng người lao động cho mục đích Thuế việc làm liên bang và khấu trừ thuế thu nhập.

Những người lao động được coi là nhà thầu độc lập nhưng đáng lẽ phải được coi là nhân viên sử dụng Mẫu đơn 8919, Thuế An sinh Xã hội và Medicare chưa thu trên Tiền lương, để tính toán và báo cáo phần thuế An sinh xã hội và Medicare chưa thu được dựa trên tiền lương của họ.

Trước khi nhận thu nhập

Các nhà thầu độc lập thường được yêu cầu hoàn thành Mẫu W-9, Yêu cầu Mã số và Chứng nhận Người nộp thuế.

Nhân viên hoàn thành Mẫu W-4, Giấy chứng nhận khấu lưu của nhân viên, để chủ lao động của họ có thể xác định số tiền thuế thu nhập liên bang phải khấu trừ từ tiền lương của họ.

Yêu cầu báo cáo thuế liên bang

Người lao động được coi là nhà thầu độc lập cho mục đích thuế sẽ được coi là tự kinh doanh và có thể nhận được Hình thành 1099 báo cáo thu nhập của họ. Việc tự kinh doanh thường đòi hỏi những hành động sau đây, trong số những hành động khác:

• Gửi một Lịch trình C (Mẫu 1040), Lợi nhuận hoặc Lỗ từ Kinh doanh (Doanh nghiệp cá thể), với Mẫu 1040 để xác định thu nhập chịu thuế;
• Gửi một Biểu E (Mẫu 1040), Thu nhập và Lỗ bổ sung, với Mẫu 1040 để xác định thu nhập chịu thuế;
• Ghi chép và theo dõi tất cả các chi phí phát sinh trong quá trình tạo ra thu nhập;
• Gửi một Bản khai SE (Mẫu 1040), Thuế tự kinh doanh, với Mẫu đơn 1040 để xác định số tiền thuế tự kinh doanh (thuế An sinh xã hội và Medicare); và
• Tính toán và nộp số tiền thuế ước tính theo quý.

Dự toán thuế

Thuế ước tính là phương pháp được sử dụng để trả thuế thu nhập, An sinh xã hội và Medicare cho những người lao động không có chủ sử dụng lao động khấu trừ các loại thuế này cho họ. Mẫu 1040-ES, Thuế ước tính cho cá nhân, được sử dụng để tính các loại thuế này.

Cá nhân thường phải nộp thuế ước tính nếu họ dự kiến ​​nợ thuế 1,000 đô la trở lên khi nộp tờ khai.

Nếu người lao động không nộp đủ thuế trong suốt năm, thông qua việc khấu trừ hoặc thanh toán thuế ước tính, họ có thể phải trả tiền phạt do nộp thiếu thuế ước tính.

Xem Thuế ước tính trang để biết thêm thông tin. Các Thuế tư doanh trang có thêm thông tin về thuế An Sinh Xã Hội và Medicare.

Hậu quả của việc phân loại sai

Việc phân loại sai nhân viên là nhà thầu độc lập có thể khiến doanh nghiệp phải chịu nhiều hậu quả tiêu cực theo luật thuế liên bang, luật lao động liên bangvà luật tiểu bang và địa phương, bao gồm:

• Trả lại thuế cho những nhân viên bị phân loại sai cộng với tiền lãi;
• Các khoản tiền phạt và hình phạt tiềm ẩn;
• Trả lương hoặc làm thêm giờ chưa trả và cung cấp bất kỳ phúc lợi nào còn nợ; và
• Gây tổn hại đến danh tiếng doanh nghiệp.

Thông tin quan trọng cho doanh nghiệp

Mục 530 Cứu trợ

Mục 530 của Đạo luật Doanh thu năm 1978 cung cấp cho các doanh nghiệp sự miễn trừ khỏi việc phân loại lại người lao động thành nhân viên và nghĩa vụ thuế lao động liên bang phát sinh nếu đáp ứng được một số yêu cầu theo luật định.

Chương trình giải quyết phân loại

Chương trình giải quyết phân loại cho phép người nộp thuế đang bị kiểm tra và người kiểm tra thuế giải quyết các trường hợp phân loại người lao động ngay từ đầu quá trình hành chính, giúp giảm gánh nặng cho người nộp thuế.

Chương trình Giải quyết Phân loại Tự nguyện (VCSP)

Chương trình Giải quyết Phân loại Tự nguyện (VCSP) cho phép người nộp thuế đủ điều kiện tự nguyện phân loại lại người lao động của họ thành nhân viên cho mục đích thuế lao động trong các kỳ thuế tương lai với một phần giảm trừ thuế lao động liên bang

Nguồn bổ sung:

Thuế tự làm

Blog NTA: Giới thiệu về biểu mẫu thuế dành cho người lao động trong nền kinh tế chia sẻ

Phân loại người lao động 101: Nhân viên hoặc Nhà thầu độc lập